商品発送のお知らせメール無料Wordテンプレート｜発送完了メール文例

商品発送のお知らせメールは、注文した商品が発送されたことを取引先やお客様へ知らせる大切な連絡です。発送日や配送会社、お届け予定日、送り状番号などを正確に案内することで、安心感を与えるだけでなく、お問い合わせの削減にもつながります。

このページでは、商品発送のお知らせメールのWordテンプレートを無料で配布しています。一般的な発送完了メールと、精密機器などの法人取引に対応した詳しい発送通知メールの2種類を収録しました。会社名や商品名、配送情報を書き換えるだけで、そのまま実務に活用できます。

商品発送のお知らせメールのテンプレートについて

商品発送のお知らせメールは、注文商品の発送完了を取引先やお客様へ伝えるためのビジネスメールです。

発送の事実だけでなく、お届け予定日や配送会社、送り状番号、同封書類などを記載することで、受取側が配送状況を把握しやすくなります。また、到着後の確認事項や問い合わせ先も記載しておくことで、万一のトラブルにも迅速に対応できます。

通販事業者だけでなく、製造業、卸売業、商社など、法人間取引でも広く利用されるメールです。

このテンプレートの特徴

発送通知メールを2種類収録
Word（.docx）形式で自由に編集可能
商品発送後すぐに利用できる構成
発送日・配送会社・送り状番号を記載可能
同封書類や注意事項も掲載できる
ビジネスメールとして使いやすい文章
会員登録不要
無料ダウンロード
VBA（マクロ）なし
個人・法人どちらも利用可能
商用利用可能（利用規約の範囲内）

このテンプレート作成のポイント

発送通知メールでは、相手が必要とする情報を分かりやすくまとめることが大切です。

記載しておきたい主な項目は次のとおりです。

注文商品名
数量
発送日
お届け予定日
配送会社
送り状番号
同封書類
到着後の確認事項
問い合わせ先

送り状番号や配送状況の確認方法を記載しておくことで、配送状況に関する問い合わせを減らす効果も期待できます。

テンプレート1：ご注文商品の発送完了のお知らせ（送り状番号のご案内）

一般的な発送完了メールとして利用しやすいテンプレートです。

商品名や発送日、お届け予定日、送り状番号を分かりやすく整理し、納品書や保証書などの同封書類も案内できます。商品到着後の確認事項や不具合時の連絡方法まで記載されているため、多くの業種で利用しやすい内容です。

ご注文商品の発送完了のお知らせメール（送り状番号案内）のWordテンプレート画面 — 商品発送完了をお知らせするメール形式の無料Wordテンプレートです。
発送日や送り状番号、お届け予定日を分かりやすく案内できます。

件名：ご注文商品の発送完了のお知らせ（送り状番号のご案内）

株式会社〇〇
購買部　〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社□□　営業部の〇〇でございます。
このたびは、弊社製品をご注文いただき、誠にありがとうございました。
ご注文いただきました商品につきまして、本日発送手続きが完了いたしましたので、ご連絡申し上げます。お届けまで今しばらくお待ちくださいますようお願いいたします。
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■発送内容
・ご注文商品
高性能コードレス電動ドライバー「XXXX-500」　12台
・発送日
令和○年○月○日
・配送会社
〇エクスプレス便
・お届け予定日
令和○年○月○日（午前中予定）
・送り状番号
0000-0000-0000
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
商品には、下記書類を同封しておりますので、ご確認くださいますようお願いいたします。
【同封書類】
・納品書　1通
・請求書　1通
・製品保証書　1通
・ご利用ガイド　1部
商品がお手元に届きましたら、ご注文内容と数量に誤りがないか、また輸送中の破損などがないかをご確認ください。
万一、不足品や破損、不具合などがございましたら、誠に恐縮ではございますが、商品到着後7日以内に下記までご連絡いただけますようお願い申し上げます。迅速に対応させていただきます。
ご不明な点やご質問などがございましたら、お気軽に担当者までお問い合わせください。
今後とも品質の高い製品と充実したサービスをご提供できるよう努めてまいりますので、引き続きご愛顧賜りますようよろしくお願い申し上げます。
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株式会社□□
営業部　〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000
E-mail：zzz@zzz.zz
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▶ Wordテンプレート1の無料ダウンロード

テンプレート2：ご注文商品発送のお知らせ（ご注文番号付き）

法人取引を想定した詳細な発送通知メールです。

複数商品の発送内容や配送会社、伝票番号、校正証明書などの同梱書類を詳しく案内できます。受領書の返送依頼や追加注文の出荷予定なども記載できるため、製造業や商社、機器販売会社などの実務にも適しています。

ご注文商品発送のお知らせメール（詳細版）のWordテンプレート画面 — 複数商品の発送内容や配送情報を詳しく案内できる
メール形式の無料Wordテンプレートです。

件名：ご注文商品発送のお知らせ（ご注文番号：AAA-00000000）

株式会社〇〇
資材購買部　ご担当　〇〇様
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社□□　営業部の〇〇でございます。
このたびは、弊社製品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
さて、8月3日付貴メールにてご注文いただきました「デジタル精密温度計 ZZZ-500」15台、および「校正用標準器セット XXX-10」2セットにつきまして、下記の書類とともに、本日午前、下記の通り発送いたしましたのでお知らせ申し上げます。
【発送内容】
　商品名：デジタル精密温度計 ZZZ-500　　　数量：15台
　商品名：校正用標準器セット XXX-10　　　　数量：2セット
【発送日・お届け予定】
　発送日：令和8年8月5日（水）
　お届け予定：令和8年8月6日（木）午前中
【配送業者・お問い合わせ番号】
　配送業者：ＡＡＡ運輸
　伝票番号：0000-0000-0000
　（配送状況は下記URLよりご確認いただけます）
　https://ZZZ.ZZZZ.ZZZ/0000-0000-0000
【同梱書類】
　・送り状　1通
　・物品受領書　1通
　・製品保証書　2通（校正用標準器セット分）
　・校正証明書　2通（校正用標準器セット分）
なお、校正用標準器セットにつきましては、精密機器のため、開梱の際は付属の取扱説明書に従い、慎重にお取り扱いいただけますようお願い申し上げます。万が一、輸送中の損傷等が見られた場合には、お手数ですが速やかに弊社営業部までご連絡ください。
お手数ではございますが、同梱の物品受領書にご捺印のうえ、弊社営業部宛てにご返送いただけますと幸いです。返信用封筒を同梱しておりますので、そちらをご利用ください。
なお、次回のご注文分（デジタル精密温度計 ZZZ-500　追加10台）につきましては、8月20日頃の出荷を予定しております。改めて出荷準備が整い次第、ご連絡させていただきます。
ご不明な点等ございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社□□
営業部　〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000
E-mail：zzz@zzz.zz
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