入金確認のお知らせ：無料Wordテンプレート・領収書送付の文例
取引先からの振込を確認した際は、入金が済んでいることを知らせるとともに、支払いへのお礼を伝えておくと、その後の取引もスムーズに進められます。特に領収書を郵送する場合は、入金確認の通知状を添えることで、何に対する書類なのかが相手にも分かりやすくなります。
このページでは、入金確認のお知らせに使えるWordテンプレートを2種類掲載しています。簡潔に入金と領収書の送付を知らせる文例と、入金額や契約期間まで詳しく記載できる文例を用意しました。どちらもWordで会社名、日付、金額、取引内容などを自由に編集して利用できます。
入金確認の通知状テンプレートについて
入金確認の通知状は、請求していた代金や料金の振込を確認したことを取引先へ知らせる文書です。「確かに入金を確認しました」という報告だけでなく、支払いに対するお礼や、領収書などの同封書類を案内する役割もあります。
入金確認そのものはメールや電話で済ませることもできますが、領収書を郵送するときや、継続的な取引について正式な書面を残しておきたい場合には、通知状として作成すると整理しやすくなります。
文面を必要以上に長くする必要はありません。請求内容、入金を確認したこと、支払いへのお礼、同封書類など、相手が確認したい情報を簡潔にまとめることがポイントです。
入金確認のお知らせに記載しておきたい内容
入金確認の通知状には決まった書式があるわけではありませんが、取引内容がすぐに確認できるよう、必要な情報を整理して記載します。
- 文書の発行日
- 取引先の会社名・部署名・担当者名
- 自社の会社名・担当部署・連絡先
- 「ご入金確認のお知らせ」などの件名
- 請求した商品・サービスの内容
- 請求日や請求書番号
- 入金を確認した日
- 支払いに対するお礼
- 必要に応じて入金金額や対象期間
- 領収書などの同封書類
すべてを記載する必要はありません。通常の取引であれば簡潔な通知状でも十分ですが、年間契約や保守契約などでは、金額や対象期間まで記載しておくと、どの契約についての入金なのかが明確になります。
入金確認の通知状作成のポイント
何の入金なのかを明確にする
「ご入金ありがとうございました」だけでは、複数の取引がある場合に相手が確認しにくくなります。「7月20日付でご請求した複合機保守料金」など、請求日や商品・サービス名を入れておくと分かりやすくなります。
入金確認と一緒にお礼を伝える
入金確認の通知は事務的な連絡になりやすいため、「早速のお振込みを賜り、誠にありがとうございました」など、お礼の一文を添えると自然です。継続して取引する相手であれば、今後の取引をお願いする結びの言葉を加えてもよいでしょう。
領収書を同封する場合は明記する
領収書を郵送する場合は、本文中に「領収書を同封いたしましたので、ご査収ください」と記載し、文末の「記」の部分にも「領収書 1通」と記載しておくと確認しやすくなります。
金額を記載するときは入金記録と照合する
入金額を通知状に記載する場合は、請求書や振込記録と照らし合わせてから作成します。税込・税抜の違い、振込手数料の扱いなどによって請求額と実際の入金額が異なる場合もあるため、送付前に確認しておきましょう。
テンプレート1｜入金確認と領収書送付を簡潔に伝える通知状
「オフィス用複合機保守料金」の部分を、自社の取引内容に合わせて変更します。例えば「システム開発費」「Webサイト制作費」「商品代金」「設備点検費」「年間利用料」などに置き換えられます。
取引件数が多い場合は、請求書番号を追加するのもおすすめです。「令和○年7月20日付、請求書番号○○○○にてご請求申し上げました」とすれば、相手側でも該当する請求書を確認しやすくなります。
ご入金確認のお知らせ
拝啓 盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和○年7月20日付でご請求申し上げましたオフィス用複合機保守料金につきまして、このたびは早速のお振込みを賜り、誠にありがとうございました。
つきましては、領収書を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
まずは、ご入金確認のお知らせとお礼まで申し上げます。
敬具
記
同封書類 領収書 1通
以上
テンプレート2｜金額・契約期間を記載する入金確認のご案内
テンプレート2は、年間保守サービス料の入金確認を想定した、詳しい内容の通知状です。
入金を確認した日だけでなく、入金金額、契約の対象期間、領収書の同封について記載できるため、年間保守契約や継続サービスなど、対象期間が決まっている取引に向いています。
テンプレート1よりも情報量が多く、「どの契約に対して、いつ入金され、どの期間の料金として受領したのか」を一つの文書で確認できます。社内で書類を保管する際にも内容を把握しやすい形式です。
年間保守サービス料 ご入金確認のご案内
拝啓 秋冷の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より弊社サービスをご利用いただき、厚く御礼申し上げます。
さて、先般ご請求申し上げました「業務用複合機年間保守サービス料」につきまして、10月15日付にてご入金を確認いたしました。早々にお手続きいただき、誠にありがとうございます。
ご入金いただきました金額は、令和○年11月1日から翌年10月31日までの年間保守契約料として、確かに受領いたしました。
つきましては、領収書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。内容についてご不明な点などがございましたら、弊社担当者までお問い合わせください。
今後も機器を安心してご利用いただけるよう、迅速かつ丁寧な保守対応に努めてまいります。引き続きお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、ご入金確認のご報告ならびに御礼を申し上げます。
敬具
記
・ご入金内容
年間保守サービス料 000,000円（税込）
・対象期間
令和○年11月1日～令和○年10月31日
・同封書類
領収書 1通以上
以上
テンプレートのご利用について
入金確認の通知状は、代金や料金の振込を確認したことを知らせるとともに、取引先へ支払いのお礼を伝えるための文書です。領収書を郵送するときの送付案内としても利用できます。
簡単な取引であれば、請求内容、入金確認、お礼、同封書類を簡潔にまとめれば十分です。一方、年間契約や継続サービスでは、入金額や対象期間まで記載しておくと双方で内容を確認しやすくなります。掲載しているWordテンプレートをもとに、実際の取引内容に合わせて編集してください。
掲載している入金確認の通知状テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
取引先名、請求日、入金確認日、商品・サービス名、金額、契約期間などを変更するだけで、自社の取引内容に合わせた入金確認のお知らせとして利用できます。
テンプレート1は簡潔な入金確認、テンプレート2は金額や契約期間まで詳しく記録したい場合に適しています。用途に合った形式を選び、必要な項目を編集してご利用ください。
※掲載している文例は一般的なサンプルです。実際の取引内容や契約条件、社内規程などをご確認のうえ、必要に応じて内容を編集してご使用ください。
