入社手続きの案内メール無料Word｜書き方・例文テンプレート

入社手続きメールの無料Wordテンプレート｜必要書類・例文

採用が決まった入社予定者へ、入社日や集合時間、必要書類などをメールで案内するときに使えるWordテンプレートです。

このページでは、入社手続きに必要な情報を簡潔にまとめた基本的なメールと、初出社日の予定やオリエンテーションまで詳しく伝えられるメールの2種類を掲載しています。

どちらもWord形式なので、会社名、氏名、入社日、集合場所、持参書類、担当者などを自社の採用手続きに合わせて編集できます。会員登録不要で無料ダウンロードしてご利用いただけます。

メール形式から文書形式への変更も簡単です
掲載しているテンプレートはメールで送ることを想定した文面ですが、Word形式のため、入社手続きの案内状などの文書形式へ簡単に変更できます。

入社手続きの案内メールのテンプレートについて

入社手続きの案内メールは、採用が決まった人に対して、入社までに準備してほしい書類や初出社日の集合時間、場所などを知らせるためのメールです。

採用が決まってから実際に入社するまでには、給与振込、社会保険、雇用保険、税務関係など、さまざまな手続きがあります。また、入社初日にオリエンテーションや就業規則の説明、配属部署への案内などを行う会社もあります。

こうした内容を事前にメールで伝えておけば、入社予定者も余裕を持って準備できます。

特に必要書類が複数ある場合は、本文の中へ長く書き連ねるのではなく、項目ごとに整理して伝えることが大切です。

■ 案内メールに記載したい内容

入社手続きのメールには、少なくとも「いつ」「どこへ」「何を持って行くのか」が分かる情報を入れておきます。

一般的には次のような内容を記載します。

メールの件名
入社予定者の氏名
採用・入社に関する挨拶
入社日
集合時間
集合場所
当日に持参する書類
入社当日の予定
書類が準備できない場合の対応
問い合わせ先
採用担当者の署名

すべてを盛り込む必要はありません。会社の入社手続きに合わせて必要な項目を選び、メールを受け取った人が迷わない内容にすることが重要です。

■ 案内メールを作成のポイント

日時は文章の中に埋め込まない

入社日や集合時間は重要な情報です。

長い文章の途中に、「4月1日の午前9時30分に本社へお越しください」とだけ記載するより、
■ 入社日
令和○年4月1日
■ 集合時間
午前9時30分
のように独立した項目にすると、後からメールを見返したときにも確認しやすくなります。

集合場所は具体的に書く

「本社へお越しください」だけでは、初めて会社を訪れる人が迷うことがあります。

本社の住所だけでなく、「本社3階会議室」「2階人事総務部受付」など、実際に向かう場所まで記載しておくと安心です。
必要であれば、「1階受付で『入社手続きの件』とお伝えください」などの補足も加えます。

持参書類は箇条書きにする

入社時の必要書類は複数になることが多いため、文章ではなく箇条書きで案内します。

書類によって対象者が異なる場合は、
「お持ちの場合」
「該当する方」
「事前に提出していない場合」
などの条件も併記すると分かりやすくなります。

問い合わせ方法を明記する

入社予定者がすべての書類を期限までに用意できるとは限りません。

準備が間に合わない場合にどうすればよいかを一文加え、採用担当者の電話番号やメールアドレスを署名欄に記載しておくと、入社予定者も相談しやすくなります。

Wordテンプレート1：基本形式の案内メール

テンプレート1は、採用決定の連絡と入社手続きの案内を一つのメールにまとめた基本形式です。

冒頭で採用が正式に決定したことを伝え、その後に日時、場所、持参物を順番に掲載しています。

持参物については、印鑑、雇用保険関係の書類、健康診断結果、卒業証明書、源泉徴収票、給与振込先などを番号付きで整理しています。

必要な情報を簡潔にまとめたい場合や、採用決定後に初めて入社手続きの詳細を知らせる場合に使いやすいメールです。

採用決定の連絡と同時に、
「採用が決まったこと」
「いつ出社するのか」
「何を持参するのか」
をまとめて伝えたい場合に向いています。

文章量を抑えながら、入社予定者に必要な情報を一通で伝えたい場合にも使いやすい形式です。

入社手続きの案内メールWordテンプレート見本（採用決定・必要書類を案内する基本形式） — 入社手続きの案内メールテンプレート1｜採用決定と必要書類を伝える基本形式

件名：【株式会社〇〇】入社手続きのご案内
○○ ○○様
お世話になっております。株式会社□□ 人事部の〇〇でございます。
このたびは、当社の採用選考にご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇様の採用が正式に決定いたしましたので、下記のとおり入社手続きのご案内を申し上げます。
当日は入社に関する諸手続きおよび業務のご説明を行いますので、ご多用のところ恐れ入りますが、下記日時に本社までお越しくださいますようお願いいたします。
■ 日時
令和○年4月1日(火) 午前9時30分
■ 場所
株式会社〇〇本社 3階会議室
(受付にて「入社手続きの件」とお伝えください)
■ 当日ご持参いただくもの
① 印鑑(認印可)
② 基礎年金手帳、雇用保険被保険者証(お持ちの場合)
③ 直近3ヵ月以内の健康診断結果書
④ 卒業証明書および成績証明書(最終学歴分)
⑤ 前職の源泉徴収票(本年分)
⑥ 給与振込先の口座情報が分かるもの(通帳の写し等)
⑦ 通勤経路が分かる地図または定期券情報
ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
当日お会いできますことを、社員一同心よりお待ち申し上げております。

Wordテンプレート1の無料ダウンロード

Wordテンプレート2：詳細を改めて案内する形式

テンプレート2は、すでに入社が決まっている人へ、初出社日の詳細を改めて案内する形式です。

入社日、集合時間、集合場所、必要書類に加えて、当日に予定している手続きやオリエンテーションについても記載しています。

書類の提出、雇用条件や就業規則の説明、社会保険・雇用保険の手続き、社内設備の案内、配属部署への案内など、初日の流れを事前に知らせることができます。

また、「必要書類が間に合わない場合は事前に連絡してください」という一文を入れているため、入社予定者が困った場合にも対応しやすい文面です。

採用通知や内定連絡がすでに済んでおり、入社日が近づいた段階で改めて詳細を知らせたい場合に適しています。

中途採用などで入社日が一人ずつ異なる場合や、初日に複数の手続き・説明を予定している会社にも使いやすい形式です。

入社手続きの案内メールWordテンプレート2の1ページ目（入社日・集合時間・必要書類） — 入社手続きの案内メールテンプレート2｜1ページ目・初出社日と必要書類の案内

入社手続きの案内メールWordテンプレート2の2ページ目（当日の予定・問い合わせ案内） — 入社手続きの案内メールテンプレート2｜2ページ目・当日の予定と問い合わせ案内

件名：入社手続きおよび初出社日のご案内
○○ ○○様
お世話になっております。
株式会社□□　人事部の〇〇です。
このたびは、弊社へのご入社を決定いただき、ありがとうございます。
○○様を新しい仲間としてお迎えできることを、社員一同楽しみにしております。
入社日が近づいてまいりましたので、初出社日の集合時間および入社手続きに必要な書類について、下記のとおりご案内いたします。
当日は、各種書類の確認・提出のほか、就業規則や社内制度の説明、社内設備のご案内、配属部署でのオリエンテーションなどを予定しております。
【入社日】
令和○年4月1日（水）
【集合時間】
午前9時15分
※手続き準備のため、開始時刻の10分前を目安にお越しください。
【集合場所】
株式会社グリーンフィールド本社
2階人事総務部受付
〒○○○-○○○○
大阪府○○市○○町○丁目○番○号
【当日にご持参いただくもの】
・本人確認書類
・マイナンバーを確認できる書類
・雇用保険被保険者証（お持ちの場合）
・基礎年金番号を確認できる書類
・給与振込先の口座情報が分かるもの
・前職の源泉徴収票（該当する場合）
・会社から事前にお送りした提出書類
【当日の予定】
・入社関係書類の確認および提出
・雇用条件、就業規則、社内制度等の説明
・社会保険、雇用保険等に関する手続き
・社内設備および勤務上の注意事項の説明
・配属部署へのご案内
必要書類のうち、入社日までに準備が間に合わないものがございましたら、事前にご連絡ください。
また、入社日や集合場所、提出書類などについてご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。