理由書テンプレート：仕事上のミスやトラブルが発生した際、原因や経緯、今後の対策を説明
このページでは、すぐに使える理由書のWordテンプレートを2種類掲載しています。納品した商品の型番を間違えたケースと、見積書の単価を誤って記載したケースを用意しており、いずれも発生した内容、原因、対応、再発防止策を具体的にまとめています。
Word形式なので、会社名、日付、商品名、金額、原因、対策などを実際の状況に合わせて自由に編集できます。会員登録不要・無料でダウンロードしてご利用いただけます。
理由書のテンプレートについて
理由書とは、業務上のミスや問題が発生した際に、「なぜその事態が起きたのか」「どのように対応したのか」「今後どう防ぐのか」を整理して報告する文書です。
たとえば、商品の納品間違い、発注ミス、見積書や請求書の記載誤り、提出期限の遅延、手続き漏れなどが発生した場合に作成されることがあります。
理由書は、単に「ミスをしました」と伝えるための文書ではありません。発生した事実と原因を整理し、改善策を具体的に示すことで、同じ問題を繰り返さないための記録としても役立ちます。
会社によっては「経緯書」「報告書」「顛末書」など、別の名称で提出する場合もあります。社内規程や上司からの指示がある場合は、指定された書式や名称に合わせて作成してください。
このページでは、内容の異なる2種類の理由書を掲載しています。
どちらもWord（.docx）形式なので、ダウンロード後に文章を自由に変更できます。
会社名や担当者名だけでなく、発生日時、商品名、金額、原因、対応内容、再発防止策なども、実際の出来事に合わせて編集してください。
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テンプレート1：納品ミスに関する理由書
テンプレート1は、納品した商品の型番を間違えたケースを想定した理由書です。
複合機用トナーカートリッジの発注時に、似た型番を取り違えたことで、本来とは異なる商品を納品してしまった事例になっています。
原因については、単なる入力ミスだけで終わらせず、
- 類似した型番を誤認したこと
- 入力後の確認が十分でなかったこと
まで記載しています。
再発防止策として、システム上でのアラート表示、別担当者による二重確認、入力ミス事例の共有などを盛り込んでいるため、原因と改善策を簡潔にまとめたい場合に使いやすいテンプレートです。
理由書
令和○年5月22日に納品いたしました事務用品(複合機トナーカートリッジ・型番T-○○○)が仕様違いであった件について、発注データの入力ミスであったことが判明いたしましたので、下記のとおりご報告申し上げます。
記
1 納品ミスの原因
発注担当者が受注システムへ入力する際、類似した型番(T-3305とT-3350)を誤認し、本来手配すべき商品とは異なる型番を選択・入力してしまった。また、入力後の確認作業が形式的なものにとどまり、誤りに気づくことができなかった。
2 対策
①型番が類似する商品については、入力時にシステム上でアラート表示される仕組みを導入する。
②発注データの入力後、入力担当者以外の者による二重確認を必須の工程とする。
③定期的に頻出する入力ミスの事例を共有し、注意喚起を行う。
以上
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テンプレート2：見積書の金額誤記に関する理由書
テンプレート2は、取引先へ提出した見積書の単価を間違えたケースを想定しています。
過去に作成した見積書を複製した際、古い単価を最新価格へ変更しないまま提出したことで、見積金額に差額が生じたという内容です。
こちらのテンプレートでは、
- 発生した内容
- 発生原因
- 対応内容
- 再発防止策
の4項目に分けて詳しく記載しています。
誤りが判明した後に取引先へどのような対応を行ったのかまで書けるため、発生から改善までの流れを詳しく報告したい場合に向いています。
見積書の金額誤記に関する理由書
令和○年8月18日に株式会社△△様へ提出いたしました「社内ネットワーク機器更新業務」の見積書について、一部商品の単価に誤りがあり、実際の見積金額より低い金額を記載していたことが判明いたしました。
記
1．発生した内容
令和○年8月18日に提出した見積書において、ネットワーク機器20台の単価を、本来「48,000円」と入力すべきところ「43,000円」と入力していました。
その結果、見積金額に100,000円の差額が生じました。
2．発生原因
過去に作成した類似案件の見積書を複製して作成した際、旧単価が入力されたセルを最新の価格へ変更しないまま使用してしまったことが直接の原因です。
また、見積書を提出する前に商品単価と最新の価格表を照合する確認作業を行っておらず、作成者のみの確認で取引先へ送付したことも、誤りを発見できなかった要因となりました。
3．対応内容
誤りが判明した後、直ちに株式会社△△様へ連絡し、事情をご説明したうえで訂正した見積書を再提出いたしました。
あわせて、誤った見積書については破棄していただくようお願いし、訂正版の金額をご確認いただきました。
4．再発防止策
①見積書作成時には、必ず最新の商品価格表と単価を照合します。
②過去の見積書を流用する場合は、単価・数量・商品名・型番などの入力項目をすべて再確認します。
③取引先へ提出する前に、作成者とは別の担当者による確認を行います。
④見積書の確認項目をまとめたチェックリストを作成し、確認結果を記録します。
今後は上記の確認手順を徹底し、同様の誤りを発生させないよう再発防止に努めます。
以上
テンプレートのご利用について
理由書を作成するときは、単にミスの理由を書くのではなく、発生した事実・原因・対応・再発防止策を順序立てて整理することが大切です。
簡潔な社内報告として使うならテンプレート1、取引先への対応や詳しい経緯までまとめるならテンプレート2が使いやすいでしょう。
どちらもWord形式なので、実際の出来事に合わせて文章を変更できます。原因と対策を具体的に記載し、後から読んでも何が起きたのか分かる理由書に仕上げてください。
ここで掲載している理由書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
日付、会社名、商品名、型番、金額、原因、対応内容、再発防止策などを変更するだけで、実際の状況に合わせた理由書として利用できます。
※掲載している文例は一般的なサンプルです。実際に提出する場合は、会社の就業規則、社内規程、提出先からの指示などをご確認のうえ、内容を調整してご利用ください。
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