取引先や仕入先へ商品の在庫数を確認するときに使える、在庫数の照会状Wordテンプレートを無料・登録なしでダウンロードできます。
掲載しているのは、業務用製氷機の在庫数・出荷可能数量・次回入荷予定を問い合わせる文例と、ホテル向け業務用タオルの在庫数・追加生産期間を確認する文例の2種類です。
在庫があるかどうかだけを尋ねるのではなく、発注や納期の判断に必要な情報まで確認できる内容にしています。商品名、品番、必要数量、回答期限などを書き換えれば、さまざまな業種の在庫確認に利用できます。
在庫数の照会状のテンプレートについて
在庫数の照会状は、商品や資材などを発注する前に、仕入先やメーカーへ現在の在庫状況を問い合わせるためのビジネス文書です。
大量発注を予定している場合や、納品期限が決まっている場合には、単に「在庫がありますか」と確認するだけでは十分でないことがあります。
現在庫数に加えて、出荷可能数量、次回入荷予定、追加生産に必要な期間、希望納期への対応可否などを確認しておけば、その後の発注や取引先への回答を進めやすくなります。
電話やメールで簡単に問い合わせる方法もありますが、商品や品番が複数ある場合、必要数量が多い場合、回答内容を記録として残しておきたい場合には、照会状として整理して送ると確認漏れを防ぎやすくなります。
在庫照会と在庫確認の違い
「在庫照会」と「在庫確認」は、実務では近い意味で使われています。
在庫確認は、商品が現在どの程度あるのかを確認する行為そのものを指すことが多く、在庫照会は、取引先などに問い合わせて回答を求める場面で使いやすい表現です。
文書タイトルとしては、
「○○の在庫状況について」
「○○の在庫についてのご照会」
「商品在庫のご照会」
「在庫数および納期についてのご照会」
などが考えられます。
特に決まった表現に統一する必要はありません。何を確認したい文書なのかが、タイトルを見ただけで分かるようにすると実務的です。
在庫数の照会状に記載したい項目
在庫照会の文書では、相手が商品を特定し、必要な情報をすぐに確認できるようにします。
- 宛先
- 発行日
- 発行者
- 件名・文書タイトル
- 日頃の取引に対する挨拶
- 在庫を確認する理由
- 商品名
- 品番・型番
- 必要数量
- 現在の在庫数
- 出荷可能数量
- 希望納期
- 在庫不足時の入荷・生産予定
- 回答期限
- 回答先・担当者
すべての項目を記載する必要はありません。通常の発注前確認なら商品名と在庫数だけでも構いませんが、大口注文や納期が決まっている案件では、必要数量や希望納期まで伝えたほうが具体的な回答を得やすくなります。
テンプレート1｜業務用製氷機の在庫状況について
テンプレート1は、新規開業する飲食店舗へ厨房設備を納入するため、仕入先へ業務用製氷機の在庫状況を問い合わせる文例です。
3種類の製氷機について、現在庫だけでなく、出荷可能数量や次回入荷予定まで確認する内容になっています。
テンプレート1の特徴
この文例では、最初に在庫確認が必要になった理由を説明しています。
取引先が新しい飲食店舗を開業する予定であり、厨房設備の設置日程を確定する必要があることを伝えることで、なぜ早めの回答が必要なのかが相手にも分かります。
照会事項は本文から切り離し、「記」の中にまとめています。
現在の在庫数
出荷可能数量
在庫不足の場合の次回入荷予定日
次回入荷予定数量
という4項目を明記しているため、回答する側も確認すべき内容を把握しやすい構成です。
業務用製氷機の在庫状況について
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社取引先の株式会社△△様より、新規出店する飲食店舗の厨房設備として、業務用製氷機を複数台導入したいとのご依頼をいただいております。
先方では来月中旬の店舗開業を予定しており、厨房設備の設置日程を早急に確定する必要がございます。
つきましては、下記製品について、現在の在庫数ならびに出荷可能数量をご確認いただきたく、ご照会申し上げます。
なお、現在庫のみでは希望数量を確保できない場合には、次回入荷予定日および入荷予定数量についても、併せてお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ではございますが、発注数量を早急に決定したく存じますので、ご確認のうえご回答くださいますようお願い申し上げます。
まずは、在庫状況のご照会まで申し上げます。
敬具
記
照会商品
業務用アンダーカウンター製氷機
・ICM-35K 35kgタイプ
・ICM-45K 45kgタイプ
・ICM-55K 55kgタイプ
照会事項
1．現在の在庫数
2．出荷可能数量
3．在庫不足の場合の次回入荷予定日
4．次回入荷予定数量
以上
テンプレート2｜業務用タオルの在庫についてのご照会
テンプレート2は、新規開業するホテルへ納入する業務用タオルについて、仕入先へ在庫数と追加生産期間を確認する文例です。
バスタオル、フェイスタオル、バスマットの3商品について、それぞれ品番と必要数量を記載しています。
テンプレート2の特徴
このテンプレートの特徴は、必要数量と希望納期を具体的に提示していることです。
「在庫はいくつありますか」と問い合わせるだけではなく、
「この数量が必要で、この日までに納品してほしい」
という条件をあらかじめ伝えています。
また、在庫だけでは数量が不足する場合に備えて、追加生産に必要な期間についても回答を求めています。
ホテル開業、店舗オープン、施設新設、イベントなど、納入日を変更しにくい案件の在庫照会に使いやすい形式です。
業務用タオルの在庫についてのご照会
拝啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社のお得意先である株式会社△△リゾート様より、来春開業予定の「ホテル□□」で使用する客室用タオル類について、まとまった数量のご注文をいただく見込みとなりました。先方からは、3月上旬までに全数を納品してほしいとのご要望をいただいております。
つきましては、下記の商品について、現時点での在庫数と、不足する場合の追加生産に要する期間をお知らせいただけないでしょうか。先方への回答期限が迫っておりますため、誠に恐れ入りますが、12月10日（金）までにご回答いただけますと大変助かります。
ご多忙のところ恐縮ですが、なにとぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
一、照会商品（いずれも今治産・綿100％ ホワイト）
品番 品名 必要数量
IM-B700W 業務用バスタオル（70×140cm） 1,200枚
IM-F340W 業務用フェイスタオル（34×85cm） 2,400枚
IM-M500W 業務用バスマット（50×80cm） 600枚
一、希望納期：令和○年3月5日（金）までに一括納品
一、納品先：ホテル□□
一、ご回答先：株式会社みなと商事 ホテル営業部（担当：松浦）
TEL XXX-XXX-XXXX E-mail XXXX@XXX. XX
以上
テンプレート1と2の使い分け
2種類のテンプレートは、在庫確認後の対応によって使い分けられます。
テンプレート1は、まず現在の在庫状況を把握し、その回答をもとに発注数量や設備計画を決めたい場合に向いています。
一方、テンプレート2は、必要数量と希望納期がすでに決まっており、その条件に対応できるか確認したい場合に適しています。
たとえば、通常の商品補充であればテンプレート1、新店舗・ホテル・施設などへの一括納品であればテンプレート2という使い分けもできます。
在庫数の照会状を作成するポイント
商品を間違えないよう品番・型番を記載する
同じ商品名でも、サイズや容量、仕様、色などによって複数の商品が存在することがあります。
商品名だけで問い合わせると、別の商品と取り違える可能性があります。
可能であれば、
商品名＋品番・型番＋仕様
の組み合わせで記載します。
テンプレート2のようにサイズや色などが重要な場合は、「70×140cm」「ホワイト」などの仕様も併記すると確認しやすくなります。
必要数量が決まっている場合は記載する
大量発注を予定している場合は、現在庫を尋ねるだけでなく必要数量も伝えます。
たとえば、在庫が500個あると回答されても、必要数量が1,000個なら追加手配が必要です。
最初から必要数量を伝えておけば、仕入先側でも現在庫、追加生産、次回入荷などを含めて回答しやすくなります。
在庫不足の場合についても確認する
必要数量をすべて確保できない場合を想定し、次の入荷や追加生産について確認しておくと、その後のやり取りを減らせます。
「在庫不足の場合は、次回入荷予定日もお知らせください」
「不足分について、追加生産に必要な期間をご回答ください」
など、商品や取引形態に合わせて記載します。
希望納期がある場合は具体的な日付を書く
「できるだけ早く」「来月までに」といった表現では、希望する時期が正確に伝わらないことがあります。
納品期限が決まっている場合は、
令和○年3月5日まで
○月○日午前中まで
など、具体的に記載すると確認しやすくなります。
一括納品なのか、分納でもよいのかについても、必要に応じて記載してください。
回答期限を設ける場合は理由も添える
急ぎの案件では、回答期限を指定する場合があります。
その際に「至急回答してください」とだけ書くより、
「先方への回答期限が迫っておりますため」
「発注数量を確定する必要がございますので」
など、期限を設ける理由を簡潔に添えると自然です。
相手側で在庫確認や生産予定の確認に時間がかかることもあるため、可能な範囲で余裕を持った期限を設定します。
テンプレートのご利用について
在庫数の照会状では、単に在庫の有無を尋ねるだけでなく、発注を判断するために何を確認する必要があるのかを整理することが大切です。
商品名や品番を正確に記載し、必要に応じて出荷可能数量、次回入荷予定、追加生産期間、希望納期なども確認しておけば、回答を受けたあとスムーズに発注手続きを進められます。
今回掲載している2種類のWordテンプレートは、設備機器の在庫と入荷予定を確認するタイプと、必要数量・納期を提示して在庫や追加生産期間を確認するタイプです。
取扱商品や取引条件に合わせて内容を書き換え、仕入先やメーカーへの在庫確認にご活用ください。
在庫数の照会状を無料ダウンロード
掲載しているテンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、商品名、品番、在庫照会の理由、必要数量、希望納期、回答期限などを編集するだけで、自社の取引内容に合わせた在庫照会状として利用できます。
※掲載している文例は一般的なサンプルです。実際の商品、取引条件、納期などをご確認のうえ、必要に応じて編集してください。テンプレートは自己責任でご使用ください。
