無料でダウンロードできる返品の依頼状テンプレート
取引先から預かって販売している商品が、思うように売れず、在庫を抱えてしまうことがあります。販売促進を続けても状況が改善しない場合には、委託販売契約の終了や在庫商品の返品について、仕入先と相談する必要があります。
ただし、返品をお願いする文書では、販売不振の事情を伝えるだけでなく、これまでの取引に対する感謝や、相手への配慮も欠かせません。返品する商品や数量、契約終了日、返送方法などを整理し、誤解のない文章にすることが大切です。
このページでは、返品の依頼状に使えるWordテンプレートを2種類、無料で掲載しています。
オフィス向け照明器具と北欧雑貨を例に、売れ残った在庫商品の返品を取引先へお願いする文例を用意しました。返品依頼状の基本的な書き方や、文面を作成するときの注意点、用途に合わせたカスタマイズ方法も紹介します。
テンプレートはWord形式なので、会社名や商品名、返品理由、契約終了日などを書き換えて利用できます。
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返品の依頼状のテンプレートについて
返品の依頼状は、購入または委託販売している商品について、仕入先やメーカーなどに返品の承諾をお願いするビジネス文書です。
返品の理由には、販売不振による在庫の増加、商品の取り扱い終了、委託販売契約の終了、商品構成の見直しなどがあります。
特に、委託販売では、販売店が商品を預かって販売し、売れ残った商品について契約条件に従って返却する場合があります。その際、契約終了日や返品数量、商品の状態、返送方法などを確認するために、文書で連絡しておくと安心です。
一方、通常の買取仕入れでは、売れ残ったという理由だけで自由に返品できるとは限りません。契約書や返品条件を確認し、必要に応じて取引先の承諾を得ることが重要です。
返品の依頼状は、単に返品を申し出るための文書ではありません。今後も良好な取引関係を続けるために、事情を丁寧に説明し、相手の理解を求める役割もあります。
テンプレート1：商品在庫の返品に関するお願い
テンプレート1は、オフィス家具や事務用品を販売する会社が、仕入先に対して照明器具の在庫返品をお願いする文例です。
対象となるのは、2月から店舗とオンラインショップで販売してきた「△△ DL-320」です。販売促進に取り組んだものの、法人向け照明器具の需要が予測を下回り、競合商品の増加もあって、販売数量が計画の約4割にとどまったという設定です。
文面では、返品をお願いするまでの経緯を詳しく説明しています。
店頭展示の見直しや期間限定の販売促進企画など、販売店側でも努力を重ねてきたことを伝えたうえで、委託販売契約を11月30日で終了し、未販売在庫を返品したい旨を申し出ています。
また、返品対象商品の数量や状態を一覧表にまとめ、返送方法や日程については取引先と調整することも記載しています。
このテンプレートの特徴
- 販売不振の理由を具体的に説明している
- 販売促進の取り組みを記載している
- 契約終了日と返品対象を明確にしている
- 在庫一覧表による確認を提案している
- 今後も別商品の取引を継続したい意向を伝えている
商品を預かって販売している企業が、取引先との関係に配慮しながら在庫返品を相談する場合に適した文例です。
販売不振の理由や委託販売契約の終了、返品手続きの相談を記載した無料テンプレートです。
商品在庫の返品に関するお願い
拝啓 秋涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社にて本年2月より販売しております貴社製品「△△ DL-320」につきまして、今後のお取り扱いと在庫商品の返品についてご相談申し上げます。
同製品は、機能性とデザイン性を兼ね備えた商品として、弊社店舗およびオンラインショップにて積極的に販売を進めてまいりました。しかしながら、近年のオフィス環境の変化に伴い、法人向け照明器具の需要が当初の予測を下回っております。加えて、同価格帯における競合商品の増加もあり、販売数量は計画の約4割にとどまっている状況です。
弊社といたしましても、店頭での展示方法の見直しや期間限定の販売促進企画など、売上向上に向けた取り組みを重ねてまいりましたが、残念ながら十分な成果を得るには至っておりません。
つきましては、誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、同製品の委託販売契約を本年11月30日をもって終了させていただき、同日時点での未販売在庫について返品をご承諾いただきたく存じます。
返品対象商品の数量や状態につきましては、事前に在庫一覧表を作成し、貴社にご確認いただいたうえで、返送方法や日程を調整させていただく所存です。
貴社にはこれまで販売活動に多大なるご支援を賜っており、このようなお願いを申し上げることは誠に心苦しい限りですが、何卒弊社の事情をご賢察のうえ、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
なお、今後も貴社のほかの製品につきましては、引き続き積極的にお取り扱いさせていただきたいと考えておりますので、変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、返品のお願いを申し上げます。
敬具
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テンプレート2：返品についてのお願い
テンプレート2は、雑貨販売店が委託販売している北欧雑貨の返品をお願いする文例です。
本年3月から店頭の特設コーナーで販売してきた「△△ NK-12」について、近隣に大型の雑貨専門店が開業したことによる客層の変化や売上の低迷を理由に、委託販売契約の終了と在庫商品の返却を申し出ています。
販売促進のために、店頭POPの設置、SNSでの商品紹介、季節ごとの陳列変更などを実施してきたことにも触れています。
単に売れなかったと説明するのではなく、販売店としてできる限りの努力をした経緯を伝えることで、取引先の理解を求める内容になっています。
また、11月30日を契約終了日とし、11月10日までに返事をお願いしている点も特徴です。
このテンプレートの特徴
- 小売店の販売不振を理由とした返品依頼に対応している
- 販売促進の経緯を簡潔に説明している
- 契約終了日と回答期限を明記している
- 返品数量と商品の状態を後日報告することを伝えている
- 返送時の梱包についても触れている
雑貨店やインテリアショップ、生活用品店などが、委託販売商品の取り扱いを終了する際に参考になる文例です。
販売不振の事情や契約終了日、回答期限を記載した無料テンプレートです。
返品についてのお願い
拝啓 秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは貴社よりお預かりしております北欧雑貨「△△ NK-12」の取り扱いにつきまして、ご相談したく、お手紙差し上げました。
本年3月より、店頭の特設コーナーにて販売を開始し、ポップの設置、SNSでの紹介、季節ごとの陳列替えなど、できる限りの販売促進に努めてまいりました。しかしながら、近隣に大型の雑貨専門店が開業して以降、客層が大きく変わり、売上は当初計画の約4割にとどまっております。ご期待に沿えない結果となりましたことは、弊店としても誠に遺憾であり、心よりお詫び申し上げます。
つきましては、大変申し上げにくいことではございますが、本商品の委託販売契約を来る11月30日をもって終了させていただき、同日時点の在庫につきましては、ご返却いたしたく存じます。返品の数量や状態につきましては、在庫を確認のうえ、一覧表にまとめてあらためてご連絡いたします。なお、返送にかかる梱包は、弊店にて丁寧に行います。
これまで、貴社には商品の仕入れから販促物のご提供まで、多大なるご支援を賜りましたこと、深く感謝申し上げます。今回は弊店の力不足により、このようなお願いとなりましたが、今後とも他の商品におきましては、変わらぬお取引をお願いできれば幸いに存じます。
何とぞ諸般の事情をご賢察のうえ、ご承諾を賜りますよう、お願い申し上げます。つきましては、お手数ながら11月10日までにご返事をいただけますと幸いに存じます。
まずは書中をもちまして、お願いかたがたご連絡申し上げます。
敬具
無料Wordテンプレートのダウンロード
返品の依頼状を作成するときは、返品をお願いする理由を分かりやすく説明し、商品名や返品対象、契約終了日などを明確にすることが大切です。
販売不振による返品は、取引先に負担をお願いすることにもなるため、これまでの協力に対する感謝や、相手への配慮を忘れないようにしましょう。
今回掲載した2種類のWordテンプレートは、いずれも委託販売商品の在庫返品を想定した文例です。商品の種類や販売状況に合わせて文章を編集し、取引先との円滑な連絡にお役立てください。
ここで掲載している2種類の返品依頼状は、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
テンプレートの特徴
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 文章や項目を自由に編集可能
- 印刷してすぐに利用可能
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（サイトの利用規約の範囲内）
商品名や型番、会社名、返品理由、契約終了日などを変更することで、自社の状況に合わせた返品依頼状を作成できます。
※掲載している文面は一般的な文例です。実際の内容に合わせて確認・編集のうえ、自己責任でご使用ください。
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