納品間違いのお詫び状テンプレート（Word）無料ダウンロード｜誤納品のお詫び文例

納品間違いのお詫び状テンプレートのイメージ。誤納品が発生した際に取引先へ謝罪し、交換対応や再発防止策を案内するビジネス文書。

商品の納品間違いや誤納品は、取引先の業務やスケジュールに影響を与える可能性があるため、迅速かつ誠実な対応が求められます。単に正しい商品へ交換するだけではなく、原因を明確にし、再発防止策を伝えることが信頼回復につながります。

このページでは、納品間違いが発生した際に使用できる「納品間違いのお詫び状」テンプレートを無料で公開しています。土木工事向け機器や医療用消耗品を題材とした実務的な文例をWord形式でダウンロードできます。

納品間違いのお詫び状テンプレート作成のポイント

まずは謝罪を明確に伝える

言い訳から始めるのではなく、誤納品の事実と謝罪を最初に伝えます。

原因を分かりやすく説明する

例えば、

商品コード入力ミス
品番の見間違い
出荷指示書の誤記載
出荷前確認不足
倉庫作業ミス

など実際の原因を記載します。

今後の対応を具体的に記載する

取引先が知りたいのは、

正しい商品の納品日
誤納品商品の回収方法

です。

対応内容は具体的に記載しましょう。

再発防止策を盛り込む

企業としての改善姿勢を示すことが大切です。

テンプレート1：土木工事向けタブレット端末の誤納品に関するお詫び

建設業や土木業界向け機器の誤納品を想定したテンプレートです。

現場管理端末は工事進捗や測量データの確認に利用されるため、誤納品による影響が大きいケースを想定しています。

文面の特徴

商品コードの登録ミスを説明
現場運営への影響を考慮
正規品の優先手配
回収対応を明記

土木工事向け現場管理タブレット端末の誤納品に関するお詫び状テンプレート。納品間違いの謝罪と交換対応を案内するビジネス文書。 — 土木工事向けタブレット端末を誤納品した際の謝罪と
交換対応を伝えるお詫び状テンプレートです。

土木工事向けタブレット端末の誤納品に関するお詫び

謹啓　向寒の候、貴院ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび貴社よりご注文いただきました「土木工事向け現場管理タブレット端末」につきまして、本来お届けすべき機種とは異なる製品を納品してしまいましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
弊社にて事実確認を行いましたところ、受注処理後の出荷準備段階において、倉庫管理システムへ登録された商品コードと出荷指示書の内容に相違が発生していたことが判明いたしました。本来は複数担当者による照合確認を行うべきところ、一部確認作業が十分に実施されなかったため、誤った機種が出荷される結果となりました。
ご注文いただいた製品は、現場写真の記録や測量データの確認、工事進捗管理などの業務で使用される重要な機器と承知しております。そのような中で誤納品が発生し、貴社の工事準備や現場運営にご迷惑をおかけしましたことを、誠に申し訳なく存じております。
現在、正しい製品の出荷手配を最優先で進めており、〇月〇日に担当者が直接お届けする予定でございます。また、誤って納品いたしました商品につきましても、同時に回収させていただきます。
弊社では今回の事態を重く受け止め、受注データと出荷指示内容の照合作業を見直すとともに、出荷前の複数チェック体制を強化いたします。さらに、物流部門と営業部門との連携強化を図り、再発防止に努めてまいります。
本来であれば万全の状態で商品をお届けすべきところ、このような不手際によりご迷惑とご心配をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
敬具

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テンプレート2：納品内容の誤りに関するお詫びと今後の対応について

医療用消耗品の誤納品を題材にした詳細報告型のお詫び状です。

原因分析から再発防止策まで具体的に記載しており、品質管理報告書としても活用できます。

文面の特徴

品番入力ミスの原因説明
チェック工程の問題点を報告
システム改善策を提示
回収・再納品計画を明示

医療用消耗品の納品間違いについて原因説明と再発防止策を報告するお詫び状テンプレート。 — 誤納品の原因や再発防止策、交換対応を詳しく報告するお詫び状テンプレートです。

【重要】納品内容の誤りに関するお詫びと今後の対応について

謹啓　師走の候、貴社ますますご隆盛の段、心よりお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、役員・スタッフ一同、深く感謝申し上げております。
さて、このたびは誠に申し訳ございませんが、貴社よりご注文いただきました医療用消耗品の納品におきまして、ご指定の品番とは異なる商品をお届けしてしまいましたことを、謹んで深くお詫び申し上げます。ご多忙の中、ご確認・ご連絡をいただきましたこと、重ねて恐縮に存じます。
今回の誤納品の経緯につきまして、社内で詳細に調査いたしました結果、以下の点が原因であることが判明いたしました。弊社では、ご注文書を受理した担当者が品番・数量をシステムへ登録し、倉庫部門へ出荷指示を行う手順を採用しております。しかしながら、今回は注文書の品番「MED-4821A」と類似した「MED-4812A」を誤って入力したうえ、出荷前の照合チェックも省略されてしまいました。さらに、梱包担当者も伝票と現物を十分に突き合わせることなく出荷に至りました。複数の確認工程が機能しなかったことが重なり、このたびの誤納品につながりました。
今後の再発防止策といたしまして、以下の措置を速やかに講じてまいります。
まず、注文書の受付から出荷までの各工程において、担当者と上長による二重チェックを義務化いたします。次に、品番入力時には類似番号との混同を防ぐためのアラート機能をシステムに追加実装いたします。また、梱包・出荷段階においても、バーコードスキャンによる品番照合を全品目に対して徹底いたします。これらの対策を通じて、再びこのようなご迷惑をおかけすることのないよう、万全の体制を整えてまいる所存でございます。
つきましては、誤ってお届けいたしました商品につきましては、弊社営業担当の田中より直接ご訪問のうえ引き取りさせていただくとともに、正しい商品「MED-4821A」を同日中にお届けいたします。訪問日時につきましては、別途お電話にてご都合をお伺いし、ご調整させていただきたく存じます。
貴社の業務に支障をきたしてしまいましたことを、改めて心よりお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、スタッフ一同誠心誠意努めてまいります。
取り急ぎ書面をもちまして、納品誤りのお詫びと今後の対応についてご報告申し上げます。
敬具

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