着荷商品破損の通知書は、納品された商品の不具合や破損を取引先へ正確に伝え、迅速な対応を依頼するための重要なビジネス文書です。本ページでは、製造業・研究機関向けの実務テンプレートを2種類ご用意しました。例文付きのため、そのまま編集してご利用いただけます。
着荷商品破損の通知書について
着荷商品破損の通知書とは、納品された商品に破損・不良があった場合に、その状況と対応要請を伝える文書です。正確な情報記載と冷静な表現が、スムーズな問題解決と信頼維持につながります。
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テンプレート1の解説（ギアボックス）
製造設備部品の破損連絡に適したテンプレートです。動作不良や外装損傷を具体的に記載し、迅速な代替品手配を依頼する構成になっています。
用途
- 工場設備・機械部品の納品トラブル
- 輸送中破損の報告
- 製造ライン停止リスク対応
ポイント
破損箇所・症状・影響を具体的に記載することで、迅速な対応につながります。
着荷商品破損の通知書
着荷製品不具合に関するご連絡（ギアボックス）
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、先般弊社より発注させていただきました産業用ギアボックス（型番：GGG-500シリーズ）につきまして、本日○月○日 ○時頃、○○運送便にて着荷いたしましたのでご報告申し上げます。
到着後、直ちに外観および動作確認を実施いたしましたところ、納品された製品の一部において外装ケースの変形および内部ギア部への衝撃が疑われる異常が確認されました。具体的には、以下の不具合が発生しております。
・ギアボックス本体の一部に凹みおよび歪みが見られる
・回転時に異音が発生し、正常な動作が確認できない
・固定用フランジ部分に軽微な破損が確認される
当該製品につきましては、輸送中の衝撃による損傷の可能性も考えられるため、念のため詳細なご確認をお願い申し上げます。
つきましては、該当の不具合品を本日付にて返送手配いたしましたので、ご査収のうえ、原因のご確認ならびに代替品の早急なご手配を賜りますようお願い申し上げます。
なお、本製品は弊社の生産ラインにおいて重要な設備部品であるため、納品の遅延が業務に影響を及ぼす可能性がございます。恐れ入りますが、可能な限り迅速なご対応をお願い申し上げます。
今後の対応方法や再発防止策等につきましても、ご教示いただけますと幸いに存じます。
まずは取り急ぎ、着荷製品不具合のご連絡かたがたお願い申し上げます。
謹白
Wordテンプレート1の無料ダウンロード
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テンプレート2の解説（光学機器）
精密機器の破損報告に適したテンプレートです。詳細な破損状況と証拠（写真・報告書）を提示し、原因調査と再発防止まで依頼できる構成となっています。
用途
- 研究機器・医療機器の破損連絡
- 高額機器の輸送トラブル
- 品質保証・クレーム対応
ポイント
破損箇所の詳細・原因推定・対応依頼を明確にすることで、責任範囲の整理と迅速対応が可能になります。
着荷光学機器破損のご通知書
謹啓 秋晴れの候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より高精度光学機器のご供給をいただき、誠にありがとうございます。貴社の優れた製品力に支えられ、当社の研究開発が着実に進展していることに、心より感謝申し上げます。
さて、先般貴社よりご発注いただきました下記光学機器が、本日14時45分、日本通運（伝票番号：JP20260425XXXX）にて着荷いたしました。
［着荷商品詳細］
【発注番号】OPT-20260415-001
- 研究用倒立顕微鏡（型番：IMX-5000R） … 2台
- 蛍光観察ユニット（型番：FLU-405/488） … 1式
- 高倍率対物レンズセット（40X-100X） … 1セット
さっそく当社品質管理部にて全数検品を実施したところ、倒立顕微鏡MMM-5000（シリアル№MMM202604001）にて重大な破損が判明いたしました。具体的には以下の通りです。
［破損状況］
・対物レンズマウント部：固定ネジ山が剥がれ、ガタつき発生
・光学系ステージ：Y軸移動部に変形、外観に明らかな凹み
・接眼部レバー：折損、操作不能
・外装キャビネット：輸送時衝撃による亀裂2箇所
破損は梱包外箱の右側上面に明らかな凹みがあり、内部緩衝材も一部破損していることから、輸送中の衝撃によるものと推定されます。現品写真および破損状況報告書を添付にてお送りいたします。
つきましては、以下の対応を速やかにご依頼申し上げます。
1.代替品の至急手配：同等品番にて、今週中（4/29まで）の納品
2.破損品の返送指示：着払い伝票または貴社集荷手配
3.原因調査および再発防止策：梱包仕様・輸送業者の見直し
［破損品対応］
本日17時発送にて、破損時梱包状態を保持したまま返送いたします。返送先住所および担当者様ご連絡先をご指定ください。
本件により、当社ライフサイエンス研究プロジェクトのスケジュールに影響が生じておりますこと、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、着荷破損のご通知かたがたお願い申し上げます。
謹白
Wordテンプレート2の無料ダウンロード
作成のポイント（簡潔版）
- 着荷日時・配送情報を明記する
- 破損箇所・症状を具体的に記載
- 写真・証拠の有無を記載する
- 代替品・返送などの対応を明示する
- 冷静で丁寧な表現を心がける
文面をカスタマイズするポイント
- 商品名・型番・数量を明確にする
- 業種に応じて専門用語を調整
- 緊急度（納期影響）を追記
- 返送・交換・返金など対応方法を明記
まとめ
着荷商品破損の通知書は、迅速な問題解決と信頼維持のために重要な文書です。正確な情報と適切な表現を用いることで、円滑な対応につなげることができます。本ページのテンプレートを活用し、実務に即した連絡文を作成してください。
無料ダウンロードについて
本ページのテンプレートは、すべて無料でダウンロードしてご利用いただけます。Word形式（.docx）で提供しており、ダウンロード後すぐに編集・カスタマイズが可能です。
- 登録不要・すぐにダウンロード可能
- 商用利用OK（取引先への通知・クレーム対応文として利用可）
- Wordで自由に編集・カスタマイズ可能
- 例文付きでそのまま使える
商品名・型番・破損状況・対応依頼内容などを、自社の状況に合わせて調整してご利用ください。製造業・研究機関・設備管理など、幅広い業種で活用できます。
なお、テンプレートの再配布や販売目的での利用はご遠慮ください。
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