品切れのお知らせは、顧客や取引先に対して在庫切れを丁寧に伝え、信頼関係を維持するための重要なビジネス文書です。本ページでは、医療用品および食品商品に対応した実務用テンプレートを2種類ご用意しました。例文付きのため、そのまま編集してご利用いただけます。
品切れのお知らせとは
品切れのお知らせとは、注文商品が在庫切れであることを伝えるとともに、お詫び・入荷予定・代替対応などを説明する文書です。適切な表現と対応を行うことで、顧客満足度の低下を防ぎ、継続的な取引につなげることができます。
テンプレート1（医療用手袋）
医療機関・介護施設などへの供給遅延に対応した丁寧なお詫び文です。需要増加という背景説明と入荷予定を明確にすることで、安心感を与える構成となっています。
活用シーン
- 医療・介護施設への納品遅延連絡
- 法人取引先への在庫切れ通知
- 衛生用品の供給不足対応
ポイント
「需要増加の理由」「入荷予定」「代替対応」の3点を明確に記載することで、信頼性の高い対応が可能になります。
ご注文商品の在庫切れに関するお詫びとご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より当社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、このたびご注文いただきました「医療用使い捨て手袋（ニトリル製・パウダーフリー）」につきまして、現在想定を上回るご注文をいただいており、誠に恐縮ではございますが、一時的に品切れとなっております。
本製品は、医療機関・介護施設・各種事業所における衛生管理の強化を背景に需要が急増しており、現在の在庫はすべて出荷済みとなっております。メーカーへ確認いたしましたところ、現在増産対応を進めており、次回入荷は○月○日頃を予定しておりますが、供給状況により多少前後する可能性がございます。
当社といたしましては、入荷次第速やかに商品の確保および出荷手配を行い、順次お届けできるよう準備を進めております。また、入荷状況につきましては随時ご連絡申し上げます。
なお、お急ぎの場合には、ご注文のキャンセルや代替商品のご提案も可能でございますので、ご希望がございましたらお気軽にお申し付けください。
このたびはご不便・ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。今後は安定供給体制の強化に努め、再発防止に取り組んでまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
引き続き当社製品をご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
■ お問い合わせ先
○○メディカルサプライ株式会社
カスタマーサポートセンター
TEL：00-0000-0000
Email：xx@xxxx.co.jp
受付時間：平日 9:00～18:00
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テンプレート2（食品・オリーブオイル）
飲食業・小売業向けの在庫切れ対応テンプレートです。代替商品の提案や特典提示を含めることで、売上機会の損失を防ぐ構成になっています。
活用シーン
- 飲食店・小売店への納品遅延
- 輸入食品の供給不足対応
- ECショップの在庫切れ案内
ポイント
代替商品・予約対応・特典（割引など）を提示することで、顧客離脱を防ぎ、満足度を維持できます。
ご注文商品の品切れについてのご連絡
拝啓 秋晴れの候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より当店の高品質食材をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。厳選素材で貴社の業務をサポートしてまいりました。
さて、先般ご注文いただきました「プレミアムエクストラバージンオリーブオイル（イタリア産／500ml×12本セット／品番：EVO-500IT）」でございますが、大変恐縮ながら、現在全容量・全産地ともに品切れ中でございます。オリーブ不作の影響に加え、健康志向の高まりでスーパーフードとして需要が急増しており、メーカー様でも供給が追いつかない状況が続いております。
生産元に確認いたしましたところ、11月上旬の次期収穫分入荷を予定しております。当店では、以下のような代替対応をご提案させていただきます。
代替ご提案
1.同等品質の代替品：スペイン産「エクストラバージンオイル（品番：EVO-500ES）」を特別価格で
2.容量違いの在庫品：1L大容量ボトル（品番：EVO-1000IT）豊富にご用意
3.入荷予約対応：ご希望数量を優先確保、入荷即日出荷
※送料無料・クール便対応・品質保証書付きでご提供いたします。
ご注文のキャンセル、代替品変更、入荷お待ちのいずれをご希望でしょうか。下記までご連絡いただけますようお願い申し上げます。大変ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、次回ご注文時に15%OFFクーポン（3ヶ月有効）を特別にご用意いたします。
今後とも貴社の調理業務を支える良質なオイルをお届けしてまいります。
敬具
■お問い合わせ・ご対応窓口
○○食品商会 輸入食材部
TEL：XXX-XXX-XXXX（平日9:00～19:00、土日祝10:00～17:00）
担当：○○○○（○○・○○）
メール：XX@XX.XX
※24時間メール受付・翌営業日対応
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作成のポイント
- まずは丁寧に謝罪する
- 品切れの理由を簡潔に説明する
- 入荷予定を明記する
- 代替案・対応策を提示する
- 問い合わせ先を明確にする
文面をカスタマイズするポイント
- 商品名・型番・数量を具体的に記載
- 業種に合わせて理由を変更（需要増・天候・輸入遅延など）
- 代替商品や特典を追加
- 顧客属性（法人・個人）に応じてトーン調整
まとめ
品切れのお知らせは、単なる連絡ではなく信頼維持の重要な対応です。適切な謝罪と代替提案を行うことで、顧客満足度を維持し、関係継続につなげることができます。本ページのテンプレートを活用し、状況に応じた適切な案内文を作成してください。
ダウンロードについて
このページのテンプレートは、すべて無料でダウンロードしてご利用いただけます。Word形式（.docx）で提供しており、ダウンロード後すぐに編集・カスタマイズが可能です。
- 登録不要・すぐにダウンロード可能
- 商用利用OK（社内・取引先への通知文として利用可）
- Wordで自由に編集可能
- そのまま使える例文付き
商品名や入荷予定日、代替商品の情報などを自社に合わせて調整してご利用ください。なお、テンプレートの再配布や販売目的での利用はご遠慮ください。
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