未入金のお客様へ丁寧に支払いをお願いする文書テンプレート
商品やサービスの提供前後において、期日までに入金が確認できない場合には、取引先や顧客へ状況を確認し、支払いをお願いする必要があります。
ただし、督促状は強い表現になりすぎると相手との関係に影響する可能性があるため、まずは丁寧な表現で事実を伝え、ご入金をお願いする形が一般的です。
このページでは、受注生産品の代金入金依頼とシステム開発費の着手金入金依頼を想定した2種類のWordテンプレートを掲載しています。
初回の督促や入金確認のお願いとして利用しやすい内容になっています。
督促状を作成する際のポイント
感情的な表現を避ける
督促状は支払いを促す文書ですが、相手を責める内容にしないことが重要です。
まずは事実を伝え、確認をお願いする姿勢を心掛けます。
行き違いへの配慮を記載する
すでに入金済みの場合もあるため、「行き違いの場合はご容赦ください」という一文を添えると丁寧です。
支払期限や金額を明確にする
確認漏れを防ぐために、
- 請求金額
- 対象案件
- 支払期限
- 振込先
などを明記します。
問い合わせ先を記載する
請求内容について確認できる担当者や連絡先を記載しておくと親切です。
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テンプレート1：会議用デスクセット代金ご入金のお願い
受注生産品の代金入金をお願いするための督促状です。
受注生産品は入金確認後に製作を開始するケースが多いため、入金状況と製作スケジュールの関係を丁寧に説明しています。
催促色を抑えながら、早期の支払いをお願いしたい場合に適した文例です。
製作開始前の支払い確認を丁寧にお願いする内容となっています。
会議用デスクセット代金ご入金のお願い
謹啓 初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、先般ご注文いただきました受注生産品「会議用デスクセット DX-300」につきまして、○月○日現在、弊社にてご入金の確認が取れておりません。誠に恐縮ではございますが、本製品はご入金確認後に製作工程へ進む受注生産品となっておりますため、現時点では製作準備を進めることができない状況でございます。
つきましては、ご多忙のところ大変恐れ入りますが、請求書記載の内容をご確認のうえ、至急ご入金くださいますようお願い申し上げます。なお、すでにお振込みを完了されている場合は、行き違いでのご案内となりますこと、何卒ご容赦くださいませ。
また、本状とあわせて振込用紙を同封いたしております。まだお手続きがお済みでない場合は、そちらをご利用のうえお支払いいただければ幸いです。なお、ご不明な点や請求内容のご確認が必要な場合には、下記担当までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
何卒事情をご賢察のうえ、早急にご対応賜りますようお願い申し上げます。まずは書面をもちまして、ご入金のお願いを申し上げます。
敬白
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テンプレート2：システム開発費ご入金のお願い
システム開発やWeb制作などの着手金支払いを依頼するための文例です。
開発案件では着手金入金後に作業を開始する契約が多く、本テンプレートでは、
- 開発準備の状況
- スケジュールへの影響
- 担当者配置
などを説明しながら、丁寧に入金確認をお願いしています。
開発スケジュールへの影響を説明しながら支払いをお願いする文例です。
システム開発費ご入金のお願い
謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、先般ご契約いただきました「販売管理システム開発業務」につきまして、着手金のお支払いをお願いしておりますが、本日現在、ご入金の確認ができておりませんのでご連絡申し上げます。
本案件につきましては、ご契約内容に基づき、着手金のご入金確認後に開発作業を開始する運びとなっております。そのため、現時点では開発スケジュールを確定できない状況となっております。
弊社では既に担当エンジニアの配置や開発環境の準備を進めており、円滑なプロジェクト開始に向けて体制を整えております。ご入金が確認でき次第、速やかに開発工程へ移行いたしますので、お手数ではございますが、ご確認のうえお手続きをお願い申し上げます。
なお、すでにお振り込みいただいている場合には、金融機関の処理状況等により弊社での確認が行き違いとなっている可能性がございます。その際は何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
また、お支払いに関してご不明な点やご事情がございましたら、担当者までご相談ください。可能な範囲で対応させていただきます。
本状とあわせて請求書および振込先情報を同封しておりますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、ご入金確認のお願いを申し上げます。
敬白
記
・件名：販売管理システム開発業務 着手金
請求金額：金 ○円（税込）
お支払期限：令和○年○月○日
・お問い合わせ先：
システム開発部 担当 ○○ ○○
TEL：XX-XXXX-XXXX E-mail：xxxx@xxx.co.jp
以上
ダウンロードについて
掲載している「代金振り込みの督促状テンプレート」はWord形式（.docx）で無料ダウンロードできます。
商品代金の未入金確認や着手金のお支払い依頼など、さまざまな場面で利用できる実務向けの文例です。
会社名、担当者名、請求金額、支払期限などを編集するだけで、すぐに利用できます。
※実際に使用する際は契約内容や取引条件を確認し、状況に応じて文面を調整してください。
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