人物照会への回答拒否文テンプレート6種｜個人情報保護に対応した文例付き（Word・メール）

人物照会の依頼が届いた際、個人情報保護の観点から「回答できない」ケースは非常に多くあります。
本ページでは、企業が安全に・丁寧に・トラブルなく人物照会を断るための文例を 文書形式3種＋メール形式3種の計6種類 ご用意しました。すべて無料で利用でき、Word形式の文書作成にも適した構成です。個人情報保護方針や社内規程を根拠にした定型文としてそのままご利用いただけます。

Wordで作成した、人物照会への回答拒否文のテンプレートを登録不要・無料でダウンロードできます。

人物照会は、人材採用や取引開始時などに第三者から送られることがある問い合わせですが、近年は個人情報保護法の観点から、安易に回答することはリスクが高くなっています。特に勤務状況・人物評価・健康情報・トラブル履歴などのセンシティブ情報は、本人同意のない提供は原則禁止とされています。

そのため、多くの企業では「人物照会には回答しない」という社内規程を設けている場合も多く、問い合わせへの対応には丁寧な拒否文が必要です。本ページでは、状況に合わせて使える 6パターンの拒否文テンプレート を掲載しています。

テンプレートは次の3つの法的根拠に基づいて構成しています。

個人情報保護方針に基づく非開示
本人同意が得られていないため非開示
社内規程に基づき回答不可

また、メール形式は即発送できる形に整え、文書形式テンプレートはWordに貼り付けてそのまま利用できます。

✅ 回答文作成のポイント

在籍事実を正確に記載する（期間・部署・役職）
業務実績はできるだけ数値で示す
人物面は主観的な表現を避け、客観的に
退職理由は事実の範囲で簡潔に
健康状態・勤怠状況は明確に
会社側の評価は誇張した表現を避ける
プライバシーに配慮し、第三者提供である旨を意識

次のフォーマットを掲載していますので、選択しダウンロードしてご利用ください。

■テンプレート1（文書形式）：個人情報保護方針を根拠に断る

ポイント

最も使用頻度が高い
法的に安全
企業としての一貫性を示せる
柔らかい表現でトラブルを避ける

解説
企業の個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を理由に挙げることで、もっとも角が立ちにくく、確実に拒否できる文例です。人物情報の提供を一切行っていない企業の標準文として使えます。

■テンプレート2（文書形式）：本人同意がないため断る

ポイント

最も明確で理由が分かりやすい
法律上の正当性が強い
相手に誤解を与えにくい

解説
個人情報保護法では「本人同意」がない情報提供は禁止されているため、それを理由とした拒否は非常に合理的です。誤解のないよう、丁寧に説明を添えています。

■テンプレート3（文書形式）：社内規程を理由に断る

ポイント

組織としての決定であることを強調
詳細に触れずに断れる
クレームや粘られを回避しやすい

解説
「回答しないことを決めている」という社内ルールを根拠にした文例です。担当者の判断ではなく、組織のルールであるため再依頼もされにくい文面です。

■テンプレート4（メール形式）：簡潔で丁寧な拒否

ポイント

即返信向き
企業メールの標準形
トラブル回避しつつ短くまとめる

■テンプレート5（メール形式）：本人同意がないための拒否

ポイント

明確で誤解がない
法的根拠を示せる
採用担当からの依頼に最適

■テンプレート6（メール形式）：社内規程による拒否

ポイント

複数回依頼を断る際にも使える
断固としつつも丁寧な表現
企業姿勢を示すことができる

本人へ直接問い合わせるよう案内する文章を追加するなど、自由にWordでカスタマイズしてご利用ください。
文字など確認はしていますが、自己責任でご使用ください。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
関連する「人物照会への回答文テンプレート【文書形式・メール形式4種類】」もご利用ください。

個人情報保護を理由とした標準的な人物照会への回答拒否文書

人物照会について（ご回答）
拝復　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付にてご照会いただきました○○氏に関する人物照会の件につきまして、慎重に検討いたしました結果、当社の個人情報保護方針に基づき、第三者への個人情報提供は一切行っておりません。
つきましては誠に恐縮ではございますが、本件についての回答は控えさせていただきます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてご返答申し上げます。
敬具

Wordテンプレート1の無料ダウンロード

本人同意が確認できないため人物照会への回答拒否文書

人物照会回答書（○○氏について）
拝復　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
人物照会につきまして（ご回答）
拝復　貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、深く御礼申し上げます。
さて、○○氏の人物照会につきましてお問い合わせをいただきましたが、当該情報については本人の明確な同意が確認できておりません。
個人情報保護の観点から、本人同意が得られない場合には情報提供を差し控えておりますため、誠に恐縮ではございますが、回答をいたしかねます。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具

Wordテンプレート2の無料ダウンロード

社内規定による人物照会への回答拒否文書

人物照会の件（ご回答）
拝復　貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付でご照会いただきました○○氏の人物評価につきまして、回答のご依頼を賜りましたが、当社では「人物照会に関する社内規定」により、在籍・退職の事実を除き、従業員の評価情報等を外部へ開示しない方針としております。
誠に不本意ではございますが、本件につきましては回答を控えさせていただきます。ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具

Wordテンプレート3の無料ダウンロード

メール形式の人物照会への回答拒否文

■ 丁寧かつ簡潔な人物照会への回答拒否メール

件名：人物照会の件につきまして（ご回答）
〇〇株式会社
人事部〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 人事部の□□でございます。
さて、○○氏に関する人物照会につきましてご依頼をいただきました件ですが、当社の個人情報保護方針に基づき、第三者への個人情報提供は行っておりません。
誠に恐れ入りますが、本件についての回答は差し控えさせていただきます。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

■ 本人同意の欠如を理由とした人物照会への回答拒否メール

件名：人物照会への回答について
〇〇株式会社
採用ご担当者様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△ 人事課の□□でございます。
お問い合わせいただきました○○氏の人物照会につきまして、本人の同意が得られていないため、個人情報保護上の理由により情報提供ができかねます。
ご期待に添えず申し訳ございませんが、何卒ご高察のほどお願い申し上げます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

■ 社内規程を理由としたフォーマルな人物照会への回答拒否メール

件名：人物照会の件について（回答）
〇〇株式会社
人事部〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 人事部の□□でございます。
このたびの人物照会のご依頼につきまして、誠に恐縮ではございますが、当社では社内規程により、従業員の職務評価や人物面に関する情報を外部へ提供しておりません。
つきましては本件の回答を控えさせていただきます。
ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。