見積書再検討の依頼状｜無料Wordテンプレートと書き方・例文

無料でダウンロードできる見積書再検討の依頼状

取引先から届いた見積書を確認したところ、「希望する内容ではあるものの予算を超えている」「もう少し費用を抑えられれば発注できる」ということがあります。

このような場合に使えるのが、見積書の再検討をお願いする依頼状です。

単に「値下げしてください」と伝えるのではなく、見積書を作成してもらったことへのお礼を述べたうえで、再検討をお願いする理由や希望する条件を具体的に伝えることが大切です。仕様の変更や工期の調整など、金額以外の方法も含めて相談すれば、相手側も代替案を提示しやすくなります。

このページでは、見積金額の再検討や再見積もりをお願いするときに使えるWordテンプレートを2種類掲載しています。

テンプレート1は冷凍設備更新工事、テンプレート2は宿泊施設の客室改装工事を例にした文面です。どちらもWord形式で、会社名、工事内容、見積金額、予算、回答期限などを自由に編集できます。

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見積書再検討の依頼状テンプレートについて

見積書再検討の依頼状は、取引先から提示された見積金額や仕様、数量、納期、工事内容などについて、条件の見直しや再見積もりをお願いする文書になります。

見積書の内容そのものには問題がなくても、社内予算を超えている、他の経費との調整が必要になった、当初の計画を変更する必要が生じたといった理由で、そのまま発注できない場合があります。

その際、電話だけで交渉する方法もありますが、金額や条件が大きい案件では書面やメールで内容を残しておくと、双方が条件を確認しやすくなります。

特に工事や設備導入などでは、単純な値下げだけでなく、

「設備のグレードを変更する」
「工事範囲を見直す」
「施工時期を変更する」
「工事を複数回に分ける」

といった方法で費用を調整できる場合があります。

そのため、再検討の依頼状では、希望金額だけを伝えるのではなく、発注に向けて相談したいという姿勢を示しています。

テンプレート1｜冷凍設備更新工事の見積金額再検討

テンプレート1は、食品製造会社が第二工場の冷凍設備更新工事について、見積金額の再検討をお願いする文例です。

提示された冷却能力、省エネルギー性能、施工方法については希望に合っているものの、社内予算との間に開きがあり、そのままでは発注承認を得られないという設定です。

テンプレート1のポイント

この文例では、最初から金額の話に入らず、現地確認や仕様の提案、見積書の作成に対してお礼を伝えています。

さらに、「可能であれば貴社へお願いしたい」と記載することで、単なる価格比較や値下げ交渉ではなく、条件が合えば発注したいという意思を示しています。

見積書再検討の依頼状｜冷凍設備更新工事の再見積もりWord文例 — 冷凍設備更新工事の見積金額について、仕様変更や代替案を含めた再検討をお願いするWord文例

冷凍設備更新工事のお見積金額再検討のお願い
拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先般お願いしておりました弊社第二工場の冷凍設備更新工事につきまして、10月5日付でお送りいただきましたお見積書を確かに拝受いたしました。ご多用のところ、現地確認から仕様のご提案、お見積書の作成まで迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました設備の仕様および工事内容を社内で検討いたしましたところ、冷却能力や省エネルギー性能、施工方法については弊社の希望に沿った内容であり、可能であれば貴社へお願いしたいと考えております。
しかしながら、今回の設備更新に充てております社内予算との間に開きがあり、現状のお見積金額のままでは発注の承認を得ることが難しい状況となっております。
誠に勝手なお願いではございますが、機器の選定や施工工程、付帯工事の内容などについて改めてご検討いただき、品質や必要な性能を損なわない範囲で費用を抑えられる方法がございましたら、ご提案いただけないでしょうか。
また、一部の仕様変更や工事内容の調整によって費用の削減が可能な場合には、代替案を含めたお見積書をご提示いただけますと幸いです。
弊社といたしましても、価格面で折り合いがつきましたら、できるだけ早期に社内手続きを進め、正式に発注させていただきたいと考えております。
貴社におかれましても諸事情がおありのことと存じますが、何卒事情をご賢察のうえ、お見積金額について再度ご検討くださいますようお願い申し上げます。
敬具

テンプレート2｜客室改装工事の再見積もり依頼

テンプレート2は、宿泊施設が客室改装工事について、予算に合わせた再見積もりをお願いする文例です。

見積額980万円に対して予算が850万円程度というように、具体的な金額を示しています。

さらに、単純な値下げを求めるのではなく、

一部設備のグレードを見直す
6室のうち4室を先に工事する
閑散期に施工する

という具体的な調整案を提示しています。

テンプレート2のポイント

この文例では、見積金額が予算を上回っている理由として、宿泊施設を取り巻く経費の上昇や補助金の上限について説明しています。

「なぜ850万円程度に収める必要があるのか」が相手にも伝わるため、単なる値下げ要求になりにくい構成です。

また、文末には「記」を設け、件名・見積書の日付・見積番号・見積額・予算・回答期限・問い合わせ先をまとめています。

見積書再検討の依頼状｜客室改装工事の価格交渉・再見積もりWord文例 — 客室改装工事の予算に合わせ、仕様や工事範囲を見直して再見積もりをお願いするWord文例

お見積書再検討のお願い
拝復　盛夏の候、貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、7月10日付でお送りいただきました「客室改装工事」のお見積書を、確かに拝受いたしました。現地の下見から短い期間でおまとめいただき、誠にありがとうございます。
工事の内容や工程につきましては、当館の要望をよくくみ取っていただいており、ご提案いただいた内容で進めたいと考えております。ただ、お見積額の980万円は当館で予定していた予算を大きく上回っており、このままではご発注が難しいのが正直なところです。
ご承知のとおり、当館のような小さな宿は、ここ数年、光熱費や食材費の値上がりが続いております。今回の改装費用も、町の観光施設改修の補助金を活用して計画しており、補助の対象となる経費の上限から、総額を850万円程度に収める必要がございます。
つきましては、誠に勝手なお願いではございますが、次のような点も含めてご検討いただき、改めてお見積もりをいただけないでしょうか。
・洗面台や照明器具など、一部の設備のグレードの見直し
・工事を2回に分け、今年度は6室のうち4室とする案
・お客様の少ない1月～2月の閑散期に工事を行うことによる工期の調整
ご多忙のところ大変恐縮ですが、補助金の申請期限の都合上、8月8日（金）までにご回答いただけますと幸いです。
貴社とぜひ一緒に工事を進めたいと考えておりますので、なにとぞ事情をお汲み取りいただき、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・件名：客室改装工事（和室6室の和洋室への改装）
・お見積書：7月10日付　見積番号 R-2507
・お見積額：9,800,000円（税込）
・予算：8,500,000円程度（税込）
・再見積もりのご回答期限：8月8日（金）
・お問い合わせ先：〇〇荘　支配人〇〇
TEL XXXX-XX-XXXX
以上