人物照会への回答は、人事・総務部門にとって非常に重要な業務のひとつです。
採用の可否に関わるため、勤務実績・人物面・健康状態など、客観的かつ正確な情報を簡潔にまとめる必要があります。
本ページでは、文書形式・メール形式の4種類の人物照会回答文テンプレート（Word形式） を無料でご提供します。
すべて実務で使える構成になっており、そのまま使うのはもちろん、社内ルールに合わせて自由に編集することも可能です。
Wordで作成した、人物照会への回答文のテンプレートを登録不要・無料でダウンロードできます。
人物照会の依頼を受けた際、企業は「在籍期間」「勤務態度」「人物像」「退職理由」などを適切に回答する必要があります。しかし、回答内容の書きぶりや表現、構成は企業ごとに異なり、人事担当者が一から作成するには手間がかかることもあります。
本ページでは、
- 誠実でフォーマルな文書形式
- ビジネスメールとして使えるメール形式
の4種類のテンプレートをご用意しています。
テンプレート1・2は「文書形式」で、正式書類を郵送する際に最適です。
テンプレート3・4は「メール形式」で、迅速な回答が必要な場面で活用できます。
いずれも
- 丁寧で誠実な文体
- 明確な構成（在籍期間、業務実績、人物面、健康状態、退職理由）
- 実務で使える表現
となっており、そのまま使っても違和感のないビジネス仕様になっています。
人物照会は個人情報を扱うため、回答内容は事実に基づき簡潔にまとめ、誤解を招く表現を避けることが重要です。本テンプレートはそのまま利用できるだけでなく、社内ルールに合わせてカスタマイズできるよう構成も整えています。
採用選考やバックグラウンドチェックの場面で、ぜひご活用ください。
次の4種類のフォーマットを掲載していますので、選択しダウンロードしてご利用ください。
◆テンプレート1（文書形式）
技術職・製造業の人物照会に向いており、業務改善・プロジェクト成果など具体性が高い内容です。
ポイント
- 実績の数値化（改善率・プロジェクト成果）
- 勤務態度・健康状態を明確に
- 退職理由の背景を丁寧に提示
◆テンプレート2（文書形式）
部門横断の業務やコミュニケーション能力など、ホワイトカラー向けの書式。
ポイント
- データ分析力など専門性を強調
- プロジェクト事例をわかりやすく記載
- チームワーク・協調性の評価を盛り込む
◆テンプレート3（メール形式）
どの業種でも使いやすい構成の標準的テンプレート。
ポイント
- メール文として読みやすい簡潔な文体
- 成果・売上貢献を具体的にアピール
- 明るさ・積極性など人物面を丁寧に表現
◆テンプレート4（メール形式）
顧客満足度、プロジェクト管理、教育面などの要素を含む現代的な職種向け。
ポイント
- 顧客満足度の具体的数値
- マルチ部署との連携を強調
- 誠実な対応・安定した勤怠などを示す
✅ 回答文作成のポイント
- 在籍事実を正確に記載する（期間・部署・役職）
- 業務実績はできるだけ数値で示す
- 人物面は主観的な表現を避け、客観的に
- 退職理由は事実の範囲で簡潔に
- 健康状態・勤怠状況は明確に
- 会社側の評価は誇張した表現を避ける
- プライバシーに配慮し、第三者提供である旨を意識
個人情報保護方針に沿った文面に変更するなど、自由にWordでカスタマイズしてご利用ください。
文字など確認はしていますが、自己責任でご使用ください。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
関連する「カスタマイズ可能な内定通知書」もご利用ください。
勤務実績を中心にまとめた人物照会回答文書のテンプレート
実際の業務成果やリーダー経験を具体的に記載し、技術力や人物評価を詳細に反映しています。健康状況や退職理由まで丁寧に書かれており、正式文書としての体裁を備えています。
〇〇氏に関する人物照会の件（ご回答）
拝復
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日付にてご照会いただきました 〇〇氏の人物・勤務状況 につきまして、下記のとおり回答申し上げます。
〇〇氏は、□□大学工学部を卒業後、2018年より当社製造技術部に所属し、約5年間勤務いたしました。当初はライン設備の保守担当からキャリアをスタートしましたが、持ち前の探求心と改善意欲により、入社3年目には生産効率改善プロジェクトのリーダーに抜擢されました。同プロジェクトでは、製造ラインの自動化システム導入を主導し、生産効率を前年比18％向上させた実績がございます。
勤務態度におきましては、誠実・几帳面であり、部門内・関連部署からの信頼も厚い人物でした。特に若手社員に向けた技術指導やマニュアル改訂にも積極的に取り組み、教育面でも貢献度の高い社員であったと評価しております。
健康状態は良好で、在職中において長期休養が必要となるような疾病・事故等はございませんでした。また遅刻や無断欠勤も極めて少なく、勤怠面でも優秀でございました。
退職理由につきましては、以前より希望していた 海外技術研修への参加 を実現するためであり、本人のキャリア形成を尊重し円満退職となっております。
以上、略儀ながら〇〇氏に関する人物照会の回答とさせていただきます。
追加で必要な情報がございましたら、何なりとお申し付けください。
敬具
Wordテンプレート1の無料ダウンロード
経営企画・事務系職種向けのフォーマルな人物照会回答文書のテンプレート
中長期の在籍歴を活かし、戦略立案・分析力・チーム調整力を中心に人物評価をわかりやすくまとめています。退職理由の背景説明も丁寧に盛り込み、プライバシー配慮に言及しています。
人物照会回答書（○○氏について）
拝復 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、過日貴信にてご照会いただきました○○氏につきまして、弊社在籍中の勤務状況および人物面について、下記のとおりご報告申し上げます。
○○氏は△大学経済学部を卒業後、20○○年4月に新卒として弊社経営企画部に入社し、約8年間在籍いたしました。その間、事業戦略立案や中期経営計画の策定プロジェクトに参画し、とりわけデータ分析力と提案力に優れておりました。主担当として携わった新規事業の市場調査では、顧客インタビューや競合分析を自ら主導し、その成果は新サービスの立ち上げと売上拡大に大きく貢献しております。
人物面におきましては、温厚かつ誠実な性格で、上司・同僚・後輩を問わず信頼を得ておりました。部署を横断したプロジェクトでは、関係者の意見を丁寧に汲み取りながら調整を行い、チームワークを重んじる姿勢が印象的でございました。また、後輩指導にも積極的で、資料作成の指導や業務効率化のノウハウ共有を通じて、部門全体のレベル向上にも寄与しております。
勤務成績は概ね良好であり、半期ごとの人事評価では常に上位評価を維持しておりました。出勤状況についても、私傷病による長期欠勤や重大な懲戒事由は一切なく、健康状態も良好でございました。退職理由は、かねてより希望していた海外大学院への留学のためであり、本人から十分な引継期間をもって申し出があり、最終出社日まで責任を持って業務を遂行しておりました。
以上より、○○氏は専門性・協調性・責任感のいずれの点においても優れた人材であり、御社におかれましても、与えられた職務に真摯に取り組み、良好な成果を上げられるものと確信しております。なお、本回答内容につきましては、本人のプライバシー保護の観点から、貴社内部でのご活用にとどめていただけますようお願い申し上げます。
取り急ぎ、略儀ながら書中にてご回答申し上げます。
敬具
Wordテンプレート2の無料ダウンロード
営業企画・ビジネス系の人物照会回答メールのテンプレート
よりカジュアルながらも必要事項は網羅。実績や対人スキルを簡潔に示し、健康面・退職理由を加えて相手が即座に理解できる構成で、問合せ対応の質を高める返信例として最適です。
件名：○○様に関するご照会の件について
〇〇株式会社
人事ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 人事部の□□でございます。
このたびは、○○様に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
弊社にて在籍していた期間および業務実績、人物評価について、以下の通りご報告申し上げます。
○○様は20○○年に△大学を卒業後、営業企画部に入社し、約6年間勤務されました。主に新規市場開拓プロジェクトに従事し、プロジェクトリーダーとしてチームを牽引されました。結果、売上前年比120％増に貢献するなど、優れた成果を上げております。
職場では明るく前向きな姿勢で、コミュニケーション能力が高く、社内外から高い評価を得ておりました。困難な状況でも冷静に課題解決に取り組む姿勢が印象的で、部下の育成にも力を注がれていました。
健康面でも特に問題はなく、欠勤もほとんどありませんでした。退職理由はキャリアアップのためと伺っております。
以上が弊社にての○○様の勤務・人物評価の概要となります。ご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
Wordテンプレート3の無料ダウンロード
カスタマーサクセス職の人物照会回答メールのテンプレート
カスタマーサクセス部という役割特性を踏まえ、顧客満足度やプロジェクト実績を中心に報告しています。勤怠や健康状態のほか、退職後の良好な関係継続も触れ、好印象を与える文例です。
件名：人物照会（〇〇氏）についてのご回答
〇〇株式会社
人事部 □□様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、人事課の××でございます。
このたびは、〇〇氏に関する人物照会 をお寄せいただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、当社に在籍していた期間の状況および人物面について、以下の通りご報告申し上げます。
■在籍期間・担当業務
〇〇氏は 2019年4月〜2023年9月 の約4年半、当社の カスタマーサクセス部 に所属し、主に法人向けクラウドサービスの導入支援ならびに運用フォローを担当しておりました。
在籍中は常に担当顧客からの満足度が高く、年間アンケートでは平均4.8／5.0という評価を獲得しておりました。
■勤務状況・成果
・顧客の利用定着率（リテンション率）向上に大きく寄与し、担当領域全体で 維持率を15％改善。
・プロジェクト管理能力に長け、複数部署を巻き込みながら中規模案件（従業員500〜1,000名規模企業）の導入を一貫してリード。
・社内教育にも積極的で、新入社員研修・マニュアル整備にも大きく貢献。
特に顧客との関係構築力に優れ、課題ヒアリングから改善提案までの一連の流れを丁寧に行う姿勢が高く評価されておりました。
■人物面
社内外問わず、周囲への気遣いができる温厚な性格で、後輩からの信頼も厚い人物でした。
報告・連絡・相談を欠かさず、トラブル対応では冷静に状況整理を行うなど、社会人として非常に安定した対応ができる方です。
■健康状態・勤怠
・在籍期間中、長期休養が必要な疾病・事故の報告なし
・無断欠勤ゼロ、遅刻もほとんどなし
・ストレス耐性も高く、繁忙期でも安定して業務に従事しておりました
■退職理由
本人の強い希望により、データ分析分野へのキャリア転向 を図るため退職したものです。
当社との関係は円満であり、退職後もスキル相談などを受けるなど良好な関係を保っております。
以上が、当社で把握している〇〇氏の勤務実績および人物面に関するご回答となります。
追加で必要な情報などがございましたら、どうぞお気軽にお申し付けください。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
