Wordで作成した、納入品不良の抗議文テンプレートを登録不要・無料でダウンロードできます。
納入された商品や設備に不具合があった際、取引先や販売店に伝えるための「納入品不良の抗議文」を掲載しています。
テンプレートは「オフィスチェア」「電子レンジ」「スマートフォン」「オーダー家具」など、代表的な商品・サービス別の抗議文4種類になります。
商品特性や納入形態に応じた構成で、Wordで編集しやすく、実践的なビジネスコミュニケーションに活用できる例文になります、ぜひご利用ください。
納入品不良の抗議文のポイントは下記になります。
- 目的を明確にする：抗議文の目的は「不良内容の報告」だけでなく、不良の原因究明、交換・修理・返金などの対応依頼、再発防止策の確認を正式に要請する
- 不良の事実を正確かつ具体的に記載する：「何が」「どのように」「どれくらい」の不良があったのかを、客観的に伝える
- 影響・困りごとを簡潔に伝える：「不良によりどんな支障が出たのか」を具体的に述べる
- 要求内容を明確にする：「交換」「修理」「返金」など、希望する対応をはっきり記載する
- 再発防止策の要請を加える：継続取引を前提とする場合は、再発防止への協力を促す表現を入れる
- トーンは「誠実かつ冷静」に：「強すぎず・弱すぎず」がポイント
- 文末は今後の関係維持を意識する：最後に「引き続き誠意あるお取引を期待しております」と締める
テンプレートは、下の4種類です。
- テンプレート1：文書形式
法人向けの正式な抗議文です。
納入後に複数台の不良が発生したケースを想定し、原因調査・交換対応・再発防止策の提示を求める内容になります。
誠実ながらも明確に責任を促す文体で、取引先への正式通知に最適です。 - テンプレート2：文書形式
商社・販売店・仕入れ業者向けの抗議文です。
在庫商品・販売スケジュールへの影響を理由に迅速対応を求める構成になります。
原因報告・再発防止策を明記させたい場合に最適です。 - テンプレート3：メール形式
個人購入者やBtoC取引を想定した抗議文です。
スマートフォンなどの電子機器の不具合に関するメールの例文になります。
柔らかいトーンでありながら、交換・修理を求める姿勢を明確にしています。 - テンプレート4：メール形式
ネット通販・受注製作品のトラブル対応向けです。
写真添付・期限指定など、実務的で丁寧な個人メールの例文になります。
感情的でなく、誠意ある依頼として印象を損なわない表現になっています。
文面トーンや構成を調整するなど、自由にWordでカスタマイズしてご利用ください。
文字など確認はしていますが、自己責任でご使用ください。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
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不良内容と業務影響を具体的に明示した納入品不良の抗議文
オフィスチェア納入品の不良について
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日（○月○日）に納入いただきました「オフィスチェア（型式：△△）」につきまして、検収の結果、納入された20脚のうち5脚に初期不良が確認されました。
具体的には、脚部キャスターの固定不良2脚、昇降レバーの作動不良2脚、背もたれの取り付け部分にひび割れが見られるもの1脚がございます。
これらの不具合は、使用開始前の検品段階で判明したものですが、業務開始に合わせた新オフィス導入製品であるため、想定外のトラブルとして大きな支障をきたしております。
つきましては、早急に対象製品の交換対応または修理日程のご提示をお願い申し上げます。
また、他製品への同様の不良がないかの確認も併せてご実施くださいますようお願いいたします。
なお、今回のような不具合が今後も頻発する場合、貴社製品の採用継続についても再検討をせざるを得ません。
弊社としては、これまで築いてきた貴社との信頼関係を重視しておりますので、原因調査および再発防止策のご報告をぜひお願い申し上げます。
お忙しい中恐縮ではございますが、業務運営に直結する問題でございますので、○月○日までにご対応方針をご連絡くださいますよう、お願い申し上げます。
まずは書面にて、不良品発生に関する抗議とご対応依頼まで申し上げます。
敬具
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不良品混入に対し迅速な回収・代替品要求を強調した納入品不良の抗議文
不良品に対する抗議書
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。
さて、先日貴社より納品いただきました電子レンジ（型式：△△、数量：10台）について、ご報告申し上げるべき事態が生じております。
当社で出荷前の最終検査を行ったところ、3台に著しい動作不良が認められ、電源が入らない状態であることが判明いたしました。
本製品は、昨今の新年度の販売促進に合わせて在庫補充のために発注したものであり、早期の販売開始を目指して準備を進めていたため、今回の不良品混入は大きな打撃となっております。
このため、至急原因究明と再発防止の施策のご説明、ならびに不良品の回収と正常品の早急な代替出荷をお願い申し上げます。
また、不良品の回収に関する詳細や今後の対応策について、お手数ではございますが、書面にてご連絡いただけますと幸いです。
万一、本抗議書と行き違いにて既に対応済みの場合は、ご容赦ください。
今後とも良好な取引関係を維持したく存じます。
何卒、ご誠意あるご対応をお願い申し上げます。
敬具
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個人顧客視点から問題報告し、交換・修理対応を依頼する納入品不良の抗議文
件名：購入したスマートフォンの不良品についてのご連絡
宛先
いつもお世話になっております。
このたび御社から購入いたしましたスマートフォン（モデル番号：△△）についてご連絡申し上げます。
先日届いた商品を確認しましたところ、画面表示に不具合があり、正常に操作ができない状態であることが判明いたしました。
使用開始直後にこのような問題が発生し、大変困惑しております。
つきましては、至急商品の状態をご確認の上、交換または修理の対応をお願いしたく存じます。
お手数ですが、対応の手順や必要な返送方法についてもご案内いただけますと助かります。
なお、早急な解決を希望しておりますので、進捗状況についても折を見てご連絡いただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
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具体的損傷を写真付きで報告し対応促進する納入品不良の抗議文
件名：お届けいただいたオーダー家具（ダイニングテーブル）の不具合について
宛先
いつもお世話になっております。
○○と申します。
先日、貴社オンラインショップにて注文いたしました「オーダーダイニングテーブル（ウォールナット材・サイズ：幅160cm×奥行80cm）」が、○月○日に到着いたしました。
楽しみにしておりましたが、開封・設置を行ったところ、天板の表面に明らかなへこみと塗装のムラが見られ、さらに脚部の1本が若干傾いており、安定性にも不安を感じる状態でした。
注文時には「職人仕上げ・検品済み」と明記されていたため、このような状態で届いたことは非常に残念に思っております。
大切に長く使うつもりでお願いした家具ですので、できる限り誠意あるご対応をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、
・商品の状態を確認いただくための写真を添付いたしました。
・交換対応、または修理のご手配が可能かご確認ください。
・今後の対応方針について、○月○日までにご返信をお願いできれば幸いです。
なお、再配送や引き取りの日程調整などが必要な場合は、可能な範囲でこちらも協力させていただきます。
ご多忙のところ恐縮ですが、迅速なご確認とご対応を何卒よろしくお願いいたします。
