Wordで作成した、納品間違いのお詫び状テンプレートを登録不要・無料でダウンロードできます。
誤った商品・数量・納期などで納品してしまった際に、取引先に対して謝罪し、対応策を伝える文書「納品間違いのお詫び状」を掲載しています。
テンプレートは、納品内容の誤り、品番間違い、数量不足、重複納品など、あらゆる業種に対応できる4種類です。
具体的な原因説明と再発防止策を盛り込み、誠実な印象を与える構成で、謝罪・原因説明・再発防止策を正確に伝え、信頼を損なわないための実務的な例文です、ぜひご活用ください。
納品間違いのお詫び状作成のポイントは下記になります。
- 迅速・誠実に謝罪する：「ご迷惑をおかけし深くお詫び申し上げます」と明確に伝える
- 事実を正確に説明する：何が・いつ・どのように間違ったのかを具体的に記載する
- 原因を簡潔に示す：「出荷工程での確認漏れ」「システム入力ミス」など明確にする
- 対応策と再発防止策を伝える：「正しい商品を本日再送」「検品体制を二重確認に強化」など具体的に記載する
- 誠意と今後の姿勢で締める：「今後このようなことのないよう再発防止に努めます」で結ぶ
テンプレートは、下の4種類です。
- テンプレート1：納品内容の誤りに関するお詫びとご報告
製品そのものを誤って納品した場合の例文で、原因分析・再発防止策を具体的に明記した誠実な対応文です。
再発防止策（照合作業の義務化）を明記し、再納品日を具体的に記載し、迅速対応を印象づけるお詫び状です。 - テンプレート2：製品の取り違えに関するお詫び
同シリーズ内の類似製品を誤納品した例文で、倉庫管理上の人的ミスとシステム不備を両面で説明しています。
改善策を箇条書きで提示し、信頼回復を重視しています、丁寧な謝罪＋迅速な再送手配で実務感のあるトーンのお詫び状です。 - テンプレート3：重複納品に関するお詫びとご連絡
同一商品を二重に納品してしまった場合の例文で、技術的トラブル（通信遅延・システム更新）を原因としつつ再発防止を明確化しています。
回収手続きの予定日を明示し、相手の負担軽減に配慮しています、システムの再検証を約束し、企業責任を明確に示すお詫び状です。 - テンプレート4：納品数量不足に関するお詫び
注文数より少ない数量で納品した場合の例文で、現場オペレーションエラーへの迅速対応を重視した実務的な対応文です。
「不足分を本日発送」と迅速な対応を宣言し、バーコード照合・第三者検品など具体的改善策を提示したお詫び状です。
一般顧客（個人）向けにしたり、メール形式に変更するなど、自由にWordでカスタマイズしてご利用ください。
文字など確認はしていますが、自己責任でご使用ください。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
関連する「納入品不良の抗議文テンプレート4種類｜不良品発生時の例文と書き方」もご利用ください。
製品の誤納を誠実に謝罪する納品間違いのお詫び状
納品内容の誤りに関するお詫びとご報告
謹啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、先日お届けいたしました弊社製品「高性能プリンターLX-300」10台につきまして、貴社ご注文品「高速スキャナーEX-200」と異なる商品をお届けしてしまい、ご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
社内にて原因を調査いたしましたところ、受注処理システムの更新作業中に発生したデータ読み込みエラーにより、商品コードが誤って紐付けられたことが判明いたしました。
通常この種のトラブルは二重確認体制により防止されるよう管理しておりますが、更新作業の段階でチェック工程が一時的に省略されていたことが原因でございます。
誤って納品いたしました製品につきましては、すでに回収手続を進めており、明日（○月○日）には正しい「高速スキャナーEX-200」を改めてお届けできる見込みでございます。
また、今回の件を受け、システム入力後のデータ照合作業を全注文対象に義務付け、再発防止の徹底を図っております。
お忙しい中、多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを、改めてお詫び申し上げます。
今後このような事態を二度と招くことのないよう、全社員一丸となって管理体制の見直しと品質向上に努めてまいります。
何卒ご容赦のほどお願い申し上げますとともに、引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
謹白
Wordテンプレート1の無料ダウンロード
類似品混入・品番誤登録による納品間違いのお詫び状
納品間違いに関するお詫びとご報告
謹啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは、〇月〇日に納品いたしました「業務用プリンター用定着ユニット（型番：123456）」につきまして、ご注文内容と異なる製品（型番：456789）が混入して納品されたとのご連絡をいただきました。
調査の結果、ご指摘のとおり弊社の出荷手続き上の誤登録による納品違いであることが判明いたしました。まずもって、貴社の業務にご迷惑とご不便をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今回の原因につきましては、弊社倉庫システムにおける品番登録情報の一部に不備があり、同一シリーズ製品「123456」「456789」の類似コード誤認が発生しておりました。さらに、在庫整理の過程で自動引当システムの更新タイミングが遅れ、受注データと在庫データが一時的に不一致となったことが原因でございます。
弊社では通常、出荷前に製品バーコード照合および梱包確認を二重チェックしておりますが、今回は繁忙期の出荷集中により確認工程が一部省略され、検品担当者による最終確認が漏れてしまったことも重なりました。
誠にお恥ずかしい限りであり、深く反省いたしております。
つきましては、正しい製品（456789）を本日付で宅配便にて再送させていただきました。誤納品分につきましては、別途お送りいたします「着払い返送用伝票」をご利用のうえ、お手数ながらご返送くださいますようお願い申し上げます。
また、同様の事態を二度と発生させないよう、今後は以下の改善策を速やかに実施いたします。
1.倉庫管理システムの品番コード再点検と照合機能の強化
2.出荷前検品のダブルチェック体制の義務化
3.品番類似製品の保管区分の見直しおよび棚ラベル色分けの導入
お取引先様にご迷惑をおかけすることのないよう、社内体制の再構築と社員教育を徹底してまいります。
改めまして、このたびの不手際を深くお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、納品誤りに関するお詫びとご報告を申し上げます。
謹白
Wordテンプレート2の無料ダウンロード
一注文二納品トラブルの納品間違いのお詫び状
重複納品に関するお詫びとご連絡
謹啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日ご注文いただきました弊社製品「オフィスチェア・コンフォートEX」につきまして、1回のご注文に対し、誤って同一内容の商品を2回納品してしまいました。
このたびの重複納品により、貴社の倉庫・検品業務にご負担とご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
社内で調査を行ったところ、出荷システムの自動更新時における通信遅延が原因で、同一受注データが二重登録され、別日に再度配送処理が行われていたことが判明いたしました。
通常、弊社では出荷前の数量・配送チェックを二重で行っておりますが、今回は新たなソフトウェア導入直後であり、検証工程の一部に不備が生じたことによるものです。
重複してお届けしてしまった分につきましては、至急回収の手配を進めております。来週○月○日午前、弊社提携便業者が回収にお伺いする予定でございます。
また、今後このような事態を二度と起こさぬよう、社内システムの受注処理段階における「二重チェック工程」を追加し、同様の事案防止を徹底いたします。
貴社の業務に支障をきたしましたことを重く受け止め、再発防止策を早急に実施いたします。
何卒ご寛恕を賜りますとともに、今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
謹白
Wordテンプレート3の無料ダウンロード
確認ミスによる数量不足の納品間違いのお詫び状
納品数量不足に関するお詫び
謹啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは〇月〇日に納品いたしました「業務用LED照明ユニット（型番：△△）」につきまして、ご注文数量10個のところ、実際には8個しかお届けできていなかったとのご連絡を頂戴いたしました。
早速社内にて調査を行いましたところ、ご指摘のとおり出荷時の数量確認ミスによる不足納品であることが判明いたしました。
まずは、多大なるご迷惑とご不便をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
今回の原因は、弊社出荷センターにおいて、ピッキング担当者が在庫確認表を印刷した際、
数量欄の記載が誤って8個のまま確定され、最終検品段階での照合作業が省略されていたことにあります。
通常は、出荷担当者・検品担当者の二重確認を義務づけておりますが、当日は複数の大型出荷が重なっていたため、確認工程の一部が手動処理となり、その結果、誤った数量での発送が行われてしまいました。
つきましては、不足分2個を本日付で速やかに発送させていただきます。
配送伝票番号につきましては別途メールにてご連絡申し上げます。
また、再発防止策として以下の改善を直ちに実施いたします。
1.出荷伝票と実物数量のバーコード照合システムの導入
2.検品チェックリストの第三者確認工程の義務化
3.繁忙期における臨時スタッフ配置の強化
お取引先様にご迷惑をおかけしないよう、今後は数量管理体制を一層徹底してまいります。
改めまして、このたびの不手際につきまして深くお詫び申し上げますとともに、引き続きご指導・ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、納品数量不足に関するお詫びとご報告を申し上げます。
謹白
